126. Каждое письменное обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, формируются и сшиваются должностным лицом подразделения делопроизводства и режима в материал в следующей последовательности:
лист резолюций по письменному обращению;
письменное обращение, приложения к нему (при их наличии) и конверт (при наличии);
материалы проверки по письменному обращению (в случае ее проведения), а также копии уведомлений гражданину и рапорт о продлении срока рассмотрения (при наличии);
заключение (докладная записка) по результатам рассмотрения жалобы (при наличии);
копия ответа гражданину с датой и номером регистрации.
127. При необходимости направления или возврата оригинала обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу, в материал по письменному обращению подшивается его копия, а также копии сопроводительного документа и ответа гражданину. В учетную форму вносятся соответствующие сведения.
128. Материалы по письменным обращениям формируются в отдельные номенклатурные дела, где они располагаются в хронологическом порядке исходя из даты их поступления, списания или по регистрационным номерам.
129. Листы в деле нумеруются карандашом в правом верхнем углу.
130. Допускается изъятие из номенклатурных дел материалов по связанным обращениям для их объединения на основании рапорта непосредственного исполнителя по согласованию с руководителем подразделения делопроизводства и режима. При изъятии материала по обращению из дела в описи проставляются отметки о движении материала.
131. Допускается формирование отдельных номенклатурных дел по заявлениям, предложениям или по направлениям оперативно-служебной деятельности, а также по типам жалоб: коллективным, повторным, анонимным, некорректным по содержанию или изложению или имеющим гриф "секретно".
132. Должностным лицам подразделений делопроизводства и режима запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения без отметки руководителя самостоятельного подразделения не ниже начальника отдела "В дело N_____" на заключении или копии ответа, а также материал, не соответствующий требованиям пункта 126 настоящей Инструкции.