8.4.4.1. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения.
8.4.4.2. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях архива органа исполнительной власти и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.
8.4.4.3. Документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности. Передача производится только по утвержденным описям дел.
8.4.4.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях органов исполнительной власти.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
8.4.4.5. В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
8.4.4.6. Прием каждого дела производится ответственным за архив органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения по описям. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, ответственного за архив органа исполнительной власти, и сотрудника, передавшего дела.
Документы постоянного срока хранения органа исполнительной власти по истечении сроков их временного хранения передаются в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в государственные архивы Самарской области.
8.4.4.7. Передача электронных документов в архив производится на основании описей электронных дел, документов по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
При передаче электронных документов <56> в архив учреждения выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
________________
<56> Условия хранения электронных документов отражены в разделе 2 Правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526.