1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и города Севастополя в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Организацию и ведение секретного делопроизводства осуществляет Управление специальной документальной связи и мобилизационной работы Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
1.5. Требования Инструкции обязательны для исполнения в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя (далее - исполнительные органы).
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
В исполнительных органах могут разрабатываться методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства, а также, при необходимости, инструкции по делопроизводству в исполнительном органе, не противоречащие настоящей Инструкции.
1.6. В Правительстве Севастополя используется система электронного документооборота (СЭД).
Работа СЭД должна обеспечивать соблюдение требований Инструкции.
1.7. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в Правительстве Севастополя осуществляется Управлением секретариата, делопроизводства и контроля Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление секретариата, делопроизводства и контроля).
Методическое руководство по вопросам формирования, обработки, хранения и использования документального фонда Правительства Севастополя, исполнительных органов осуществляется Управлением архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление архивным делом в городе Севастополе).
Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности, электронного документооборота возлагается на Главное управление информатизации и связи города Севастополя.
Инструктивные материалы, письма указанных управлений по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в исполнительных органах и их структурных подразделениях.
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в исполнительных органах возлагается на их руководителей. Руководители структурных подразделений исполнительных органов обеспечивают обязательное ознакомление работников с Инструкцией.
Работники Правительства Севастополя, исполнительных органов несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
1.9. Должностные регламенты и должностные инструкции работников, отвечающих за организацию работы с документами (далее - служба делопроизводства), разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются в установленном порядке.
1.10. На службу делопроизводства возлагаются следующие основные обязанности:
- прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;
- учет (регистрация) внутренних документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю;
- учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
- контроль сроков прохождения и рассмотрения документов;
- организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;
- подготовка проекта номенклатуры дел;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, при наличии дел постоянного хранения - передача их в Государственное казенное учреждение Архив города Севастополя (далее - Архив);
- выдача работникам документов и дел, находящихся на хранении в исполнительных органах (структурных подразделениях), контроль их возврата;
- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя исполнительного органа об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
- ознакомление работников с правовыми актами, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;