147. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет)) и правилами систематизации документов внутри дела.
148. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
149. Дела формируются в структурных подразделениях Главного управления. Ответственные за сохранность документов и формирование их в дела определяются в соответствии с должностными регламентами и Инструкцией. Указанные лица и руководители структурных подразделений Главного управления обеспечивают сохранность документов и дел.
(в ред. Приказа Главного управления финансового контроля Омской области от 20.09.2018 N 6)
150. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет лицо, ответственное в структурном подразделении Главного управления за сохранность документов и формирование их в дела.
(в ред. Приказа Главного управления финансового контроля Омской области от 20.09.2018 N 6)
151. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по Номенклатуре;
2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3) помещать приложения вместе с основными документами;
4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);