3.1.5.1. Согласно п. 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, распорядительные документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.1.5.2. В соответствии с Законом города Севастополя от 30.04.2014 N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя" официальные бланки распорядительных документов высшего должностного лица и высшего органа исполнительной власти города утверждены с изображением герба города Севастополя.
Образцы бланков распорядительных документов Губернатора города Севастополя, Правительства Севастополя утверждены распоряжениями от 19.05.2014 N 133 и от 29.05.2014 N 8 соответственно.
3.1.5.3. Для подготовки нормативных правовых актов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя используются продольные бланки. При продольном на бланке название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).
На бланке обязательно указывается:
- наименование федерального органа исполнительной власти;
- вид документа;
- место составления (издания) документа;
- отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Для изготовления распорядительных документов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя устанавливается формат бланка по ГОСТ 9327-60: А4 (210 x 297), с размерами полей не менее:
левое - 35 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.
3.1.5.4. Бланки для распорядительных документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.
3.1.5.5. Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники. Типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита герб Севастополя. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.
3.1.5.6. На бланках, для их учета, на правом, левом и нижнем полях проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера проставляются с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.
3.1.5.7. Каждый орган исполнительной власти города Севастополя должен разработать свои бланки распорядительных документов в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 и данной Инструкцией по делопроизводству.
3.1.5.8. Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного Подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.
3.1.5.9. Организацию работы по изготовлению и учету бланков документов осуществляют отдел по работе с распорядительными документами Губернатора города Севастополя и отдел внутреннего делопроизводства Правительства Севастополя.
3.1.5.10. Бланки выдаются исполнителю документа или работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журналах учета бланков установленного образца (приложение N 13).
В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запирающихся шкафах;
- передача бланков другим организациям и лицам не допускается;
- испорченные и невостребованные бланки возвращаются в Подразделение, осуществляющее учет бланков.
3.1.5.11. В целях обеспечения порядка использования бланков в каждом органе исполнительной власти определяется Подразделение (работник), отвечающее за ведение учета бланков, порядок выдачи бланков, возврата и уничтожения испорченных бланков.