4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов.
4.5.1. Исходящими документами правительства области являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам.
Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.
4.5.2. Исходящие документы (служебные письма и телеграммы), подписанные должностными лицами правительства области, представляются на регистрацию в организационное управление на бумажных носителях с приложениями в двух экземплярах.
Первый экземпляр (оригинал) исходящего документа, оформленный на бланке, и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату.
Второй экземпляр на правах подлинника (с визами и всеми приложениями к нему, содержащими подлинные подписи должностных лиц) остается в организационном управлении.
Специалисты организационного управления проверяют правильность оформления исходящих документов, заполнения электронной карточки, регистрируют документ в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на первом и втором экземпляре документа, сканируют первый экземпляр исходящего документа в электронную регистрационную карточку, за исключением документов и их проектов по вопросам назначения, увольнения, оплаты труда, предоставления государственных гарантий, поощрения, награждения и применения мер дисциплинарного взыскания.
(в ред. указа губернатора Воронежской области от 01.07.2019 N 296-у)
Неправильно оформленные документы к регистрации не принимаются и возвращаются исполнителю для исправления.
4.5.3. Исходящие письма, подписанные заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области, на бланке письма должностного лица регистрируются в секретариатах в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ.
Исходящие письма (информационное письмо, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-поздравление, письмо-предложение об экономическом, культурном либо иных видах сотрудничества и пр. - "пакетная рассылка"), подписанные заместителями губернатора Воронежской области, первыми заместителями председателя правительства области, заместителями председателя правительства области и оформленные на бланке письма правительства Воронежской области, подлежат регистрации в секретариатах соответствующих должностных лиц правительства области в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ.
(абзац введен указом губернатора Воронежской области от 25.09.2017 N 362-у)
Исходящие письма, подписанные руководителями структурных подразделений правительства области, регистрируются в структурных подразделениях правительства области в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ.
Исполнительные органы государственной власти области самостоятельно осуществляют регистрацию исходящих документов в базе данных "Исходящие документы" АС ДОУ, а также их обработку и отправку.
4.5.4. Электронная карточка исходящего документа формируется и заполняется исполнителем исходящего документа (секретариатом, структурным подразделением правительства области, исполнительным органом государственной власти области).