7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления, получения.
7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие от других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое повторно он не регистрируется.
7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и его содержания. Например, отдельно регистрируются все входящие документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, обращения граждан и др.
7.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документа. Место регистрации отдельных видов документов (приказы по личному составу, протоколы коллегий, совещаний) определяется руководителем органа исполнительной власти.
7.1.6. Документы регистрируются в САДД "Дело".
Регистрация документов в автоматизированной системе "Дело" осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки в соответствии с разделом 3 Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия, утвержденной постановлением Председателя Правительства Республики Хакасия от 26.03.2010 N 11-ПП (с последующими изменениями).
7.1.7. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом и оформляются в соответствии с пунктом 4.2.7 настоящей Примерной инструкции.
7.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора, корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;