79. Для автоматической обработки в СЭД поступивших и направленных в другие организации факсов используется БД "СМ-Факс".
При работе с факсами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:
факс-оператор - сотрудник, которому направляются на рассмотрение "Нерасписанные" и "Неопознанные" факсы, поступающие на закрепленный за ним факс-номер, а также направляются уведомления при отправке исходящих факсов сотрудниками, не имеющими на это право;
получатель - сотрудник, который рассматривает полученные факсы и направляет их на регистрацию;
делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;
отправитель факсов - делопроизводитель, который направляет в БД "СМ-Факс" документы, зарегистрированные в БД "ИсхД".
80. При поступлении факса выполняется автоматическое распознавание его содержания и в полученном тексте производится обнаружение названия организации-отправителя с фамилиями сотрудников, ответственных за отправку факса. После распознавания входящий документ автоматически помещается в БД "СМ-Факс" в вид "Входящие факсы" и получает статус "Новый".
В случае если организация-отправитель факса определена, но не обнаружена фамилия сотрудника, ответственного за отправку факса в БД "СМ-Факс", входящему документу будет присвоен статус "Нерасписанный". В случае если организация-отправитель отсутствует в БД "СпО" (приложение N 16 к настоящему Регламенту), в БД "СМ-Факс" входящему документу будет присвоен статус "Неопознанный".
81. Факс-оператор, получив уведомления, открывает "Нерасписанные" и "Неопознанные" факсы, изучает текст и из распознанного текста восстанавливает фамилии получателей, если они были искажены в процессе распознания, и присваивает факсу статус "Новый" или перенаправляет факсы тем сотрудникам, к которым они могут иметь отношение.
Для выбора сотрудников, которым направляются входящие факсы на рассмотрение, факс-оператору необходимо открыть в БД "СМ-Факс" документ в режиме редактирования и указать сотрудников - получателей данного факса, воспользовавшись кнопкой "+-", расположенной в документе рядом с полем "Получатели", при этом активизируется диалоговое окно выбора сотрудников из базы данных "Структура организации".
Рисунок*
________________
* Рисунок не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
При направлении документа для регистрации делопроизводителю структурного подразделения или канцелярии в документе, открытом в режиме редактирования, указываются "Место регистрации" и в поле "Кому" - фамилия сотрудника, в адрес которого должен регистрироваться документ, заполняются поля секции "Регистрация", и после нажатия кнопки "На регистрацию" статус документа изменяется - "На регистрации", а соответствующим делопроизводителям добавляется доступ и формируются уведомления.
82. Делопроизводитель, в документе, открытом в режиме редактирования, при нажатие кнопки "Зарегистрировать" вызывает действие, по которому автоматически создается новая входящая РКК в БД "ВхД". После заполнения полей РКК и регистрации, осуществляется возврат в документ "Входящий факс" БД "СМ-Факс", который получает статус "Зарегистрирован" и содержит ссылку на РКК в БД "ВхД".
В случае если делопроизводитель, рассмотрев факс, принял решение, что необходимости регистрировать содержащийся в нем документ нет, он имеет возможность пометить факс как "Нерегистрируемый", и при этом документ возвращается факс-оператору с уведомлением, содержащим информацию о том, кто и когда присвоил такой статус.
83. Получатели факсов имеют возможность вносить коррективы в поля, содержащие атрибуты организации-отправителя факса.
Для выбора организации-отправителя факса получателю необходимо открыть в БД "СМ-Факс" документ в режиме редактирования и указать организацию из уже зарегистрированных в БД "СпО", воспользовавшись кнопками "+" / "-", расположенными в документе рядом с полем "Организация", при этом активизируется диалоговое окно выбора организаций из БД "СпО".
Для внесения изменений в описание организации-отправителя факса получателю факса необходимо в документе, открытом в режиме редактирования, нажать на кнопку "Ред.", расположенную рядом с полем "Организация", и внести изменения.
Для создания заявки на новое описание организации-отправителя факса получателю необходимо в документе, открытом в режиме редактирования, нажать на кнопку "Нов.", расположенную рядом с полем "Организация", при этом активизируется диалоговое окно для задания параметров описания новой организации.
84. Для того, чтобы подготовить зарегистрированный исходящий документ в БД "ИсхД" на отправку в другую организацию, необходимо открыть РКК исходящего документа в режиме редактирования и нажать кнопку "НА ОТПРАВКУ", при этом делопроизводителю подразделения-отправителя становится доступна кнопка "ОТПРАВКА", то есть он получает право на фиксацию отправки документа.
Делопроизводитель подразделения-отправителя дает команду "Отправить", нажав на кнопку "ОТПРАВКА", указывает способ отправки "факс-сервер" и нажимает на кнопку "Факс-сервер".
В БД "СМ-Факс" формируется документ "Исходящий факс". Предварительно осуществляется проверка наличия номера факса в документе описания организации-получателя в БД "СпО". Документу присваивается статус "На отправку".
Рисунок*
________________
* Рисунок не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.