43. Для работы с исходящими документами в СЭД используется БД "ИсхД".
При работе с исходящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:
исполнитель - сотрудник, который создает исходящий документ;
делопроизводитель - секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.
При создании проекта исходящего документа исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие поля КД:
"Вид документа";
"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;
"Адресаты" - указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;
"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;
"Исполнители";
"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.
В разделе "Содержание" размещается файл документа.
Рисунок*
________________
* Рисунок не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
На закладке "Отношение к делу" исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.
44. В случае если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данным документам (приложение N 15 к настоящему Регламенту).
Рисунок*
________________
* Рисунок не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель может направить проект исходящего документа на согласование.
При создании ЛС исполнитель заполняет следующие поля:
"Срок согласования";
"Тип согласования" - параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);
"Участники";
"Хранение листа согласования" - срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.