11. Для работы с входящими документами в СЭД используется БД "ВхД".
При работе с входящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:
делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;
адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти или структурного подразделения, которому адресован документ.
Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в службе ДО или в канцелярии.
При регистрации входящего документа делопроизводитель создает КД и заполняет следующие поля:
"N документа" - исходящий номер документа;
"Вид документа";
"Дата документа";
"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;
"Корреспондент" - организация, направившая документ;
"Автор" - фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего документ;
"Адресаты" - фамилия, имя, отчество работника (работников);
"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему, и экземпляров.
Рисунок*
________________
* Рисунок не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
На закладке "Отношение к делу" делопроизводитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение N 12 к настоящему Регламенту).
Рисунок*
________________
* Рисунок не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
В случае если документ поступил от системной организации, делопроизводитель открывает его из вида "На предв. обработке/по месту регистрации", в режиме редактирования, снимает документ с предварительной обработки и регистрирует (приложение N 5 к регламенту).
Рисунок*
________________
* Рисунок не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.