Составные части и операции документооборота
Составные части документооборота | Операции документооборота | Группы документов | ||||
обращения граждан | входящие | исходящие | внутренние | организационно-распорядительные | ||
Делопроизводство | подготовка проекта документа | Х | Х | Х | ||
согласование проекта документа | / | / | / | |||
отправка документа на подпись | Х | Х | Х | |||
отправка документа на регистрацию | Х | Х | Х | Х | Х | |
отправка документа по факсу | Х | Х | ||||
Организация работы с документами | регистрация документа | Х | Х | Х | Х | Х |
заверение содержания документа | / | / | / | / | ||
ознакомление с документом | / | / | / | / | / | |
внесение резолюции и выдача поручения | / | / | / | / | ||
постановка документа, резолюции, поручения на контроль | / | / | / | / | / | |
исполнение резолюции, поручения, документа в целом | Х | Х | Х | Х | Х | |
подготовка отчета об исполнении документа | / | / | / | / | / | |
отнесение документа в дело | Х | Х | Х | Х | Х | |
передача документа на архивное хранение | / | / | / | / | / | |
уничтожение документа | / | / | / | / | / | |
┌═════‰
│ Х │ - обязательно
└═════…
┌═════‰
│ / │ - возможно
└═════…
┌═════‰
│ │ - не применяется
└═════…
9. Согласование документов - коллективная подготовка проектов документов, формирование списка согласующих лиц, проведение электронного согласования проектов документов.
Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица территориально удалены. Согласующие лица получают оперативный доступ к документу и к сформированным в процессе согласования документа замечаниям. Использование электронного согласования снижает затраты на распечатку и ксерокопирование согласуемых документов и приложений.
Ознакомление с документом - формирование списка сотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом.
Электронное ознакомление с документами позволит ускорить доведение документов до сотрудников органов исполнительной власти и отказаться от их многократного копирования и архивирования.