ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
(в ред. Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 N 336-р)
1. В органах исполнительной власти в каждом структурном подразделении при методическом содействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, по которым документы сдаются на архивное хранение.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи дел, документов постоянного хранения составляются не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде в качестве рабочего экземпляра (приложение 26). Описи дел, документов по личному составу - источников комплектования государственных архивов составляются не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде в качестве рабочего экземпляра. Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются не менее чем в двух экземплярах (приложение 27).
(абзац введен Распоряжением Правительства Орловской области от 26.07.2016 N 336-р)
2. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, по которой дела сдаются на архивное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной настоящей Инструкцией форме и представляются в орган исполнительной власти не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
а) порядковый номер дела (тома, части) по описи;
б) индекс дела (тома, части);
в) заголовок дела (тома, части);
г) дата дела (тома, части);