3.5.5.1. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока их хранения в органах исполнительной власти передаются на архивное хранение в БУ ОО "Государственный архив Орловской области" по утвержденным описям дел.
Дела временного хранения передаче на архивное хранение не подлежат (они хранятся в органах исполнительной власти и по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном разделом 3.5.4 Инструкции). Дела по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся в органе исполнительной власти в течение 75 лет, созданные с 2003 года, - в течение 50 лет.
Передача документов постоянного хранения в БУ ОО "Государственный архив Орловской области" оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение 25), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой - в передающем органе исполнительной власти. Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.
(п. 3.5.5.1 в ред. Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 N 336-р)
3.5.5.2. Прием дел на архивное хранение производится сотрудником БУ ОО "Государственный архив Орловской области" в присутствии сотрудника, ответственного за делопроизводство, в установленном порядке.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в БУ ОО "Государственный архив Орловской области" сотрудниками органов исполнительной власти с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет орган исполнительной власти, передающий документы).
3.5.5.3. При ликвидации органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в БУ ОО "Государственный архив Орловской области", независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
При реорганизации органа исполнительной власти (его структурного подразделения) документы в упорядоченном состоянии передаются его правопреемнику.