3.5.3.1. В целях подготовки дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение выполняется комплекс работ, который предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
3.5.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органах исполнительной власти создаются экспертные комиссии (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых приказом органа исполнительной власти.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в органах исполнительной власти сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК при методическом содействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в органах исполнительной власти, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти.
3.5.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение 14), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 23) и дел по личному составу (приложение 24), а также акты о выделении дел к уничтожению. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу приведен в приложении 15.
Описи дел постоянного хранения и по личному составу, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронной форме не менее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
В БУ ОО "Государственный архив Орловской области" передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения и один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК, а также по одному экземпляру в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра). Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в органе исполнительной власти.
(п. 3.5.3.3 в ред. Распоряжения Правительства Орловской области от 26.07.2016 N 336-р)
3.5.3.4. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с Правилами оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение (приложение 16).