2.1. Подготовка и оформление документов, содержащих конфиденциальную информацию (далее - конфиденциальный документ).
2.1.1. Необходимость отнесения разрабатываемого документа к разряду конфиденциального определяется в соответствии с действующим законодательством, Перечнем сведений конфиденциального характера в администрации города Перми, Перечнем сведений конфиденциального характера в функциональном (территориальном) органе (подразделении) администрации города Перми:
на этапе подготовки документа - исполнителем;
на этапе подписания документа - руководителем, уполномоченным за отнесение информации к разряду конфиденциальной, или лицом, официально его замещающим (далее - руководитель администрации города Перми).
2.1.2. Подготовка конфиденциальных документов осуществляется следующими способами:
2.1.2.1. вне рамок открытых (незащищенных) информационных систем электронного документооборота (далее - ИСЭД). Согласование и подписание конфиденциальных документов осуществляется на бумажном носителе;
2.1.2.2. в рамках открытых (незащищенных) ИСЭД с применением мер по предварительному обезличиванию или шифрованию конфиденциальных сведений, содержащихся в подготавливаемом документе. Согласование конфиденциальных документов осуществляется в рамках открытых (незащищенных) ИСЭД с представлением, при необходимости, конфиденциальных документов в полном объеме на бумажном носителе. Подписание конфиденциальных документов осуществляется на бумажном носителе.
2.1.3. Подготовка конфиденциальных документов осуществляется:
на защищенных в соответствии с требованиями по защите информации персональных компьютерах;
персональных компьютерах, не подключенных к информационным сетям общего пользования;
посредством защищенных в соответствии с требованиями безопасности информации локальных вычислительных сетей и (или) информационных систем;
на незащищенных персональных компьютерах только при условии использования съемных носителей информации, зарегистрированных в установленном пунктом 2.5.4 настоящего Положения порядке.
2.1.4. На подготавливаемых конфиденциальных документах (проектах документов) в правом верхнем углу первой страницы (обложки, титульного листа) исполнителем проставляется пометка ограничения "Для служебного пользования" или "Конфиденциально" и номер экземпляра.
На лицевой или оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра конфиденциального документа в левом нижнем углу указываются учетный номер конфиденциального документа, количество отпечатанных экземпляров, фамилия, инициалы и номер служебного телефона исполнителя.
2.1.5. Подписанные на бумажном носителе конфиденциальные документы (вместе с проектами) передаются для учета (регистрации) в подразделение (специалисту), ответственное за прием, учет (регистрацию) и хранение конфиденциальных документов.
(п. 2.1 в ред. Постановления Администрации г. Перми от 26.02.2016 N 126)
2.2. Прием, учет (регистрация) и хранение конфиденциальных документов.
2.2.1. Прием, учет (регистрация) и хранение конфиденциальных документов осуществляется подразделениями (специалистами), которым поручены прием, учет (регистрация) и хранение несекретной документации, либо специалистом, на которого приказом соответствующего руководителя администрации города Перми возложены обязанности по приему, учету (регистрации) и хранению конфиденциальных документов (далее - ответственный специалист).
Обязанность осуществления приема, учета (регистрации) и хранения конфиденциальных документов отражается в положении о подразделении (должностной инструкции специалиста).
2.2.2. Поступающая корреспонденция (конверты, пакеты) с пометкой "Для служебного пользования", "Конфиденциально" вскрывается ответственным специалистом.
При вскрытии конверта (пакета) проверяется правильность адресата направленной корреспонденции, наличие конфиденциальных документов, соответствие количества листов и экземпляров, указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с пометкой "Для служебного пользования", "Конфиденциально", приложений к ним, несоответствия количества листов или экземпляров, указанных в сопроводительном письме, ответственный специалист составляет акт произвольной формы в двух экземплярах. Акт утверждается руководителем подразделения, ответственным за прием, учет (регистрацию) и хранение конфиденциальных документов, или соответствующим руководителем администрации города Перми. Один экземпляр акта направляется отправителю, второй хранится вместе с поступившим документом.
Ошибочно поступившие документы и издания "Для служебного пользования", "Конфиденциально" возвращаются отправителю с сопроводительным письмом о возврате ошибочно направленных документов.
2.2.2_1. Прием, учет, хранение, вскрытие конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе, запросе котировок осуществляются в соответствии с требованиями Федерального закона от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
(п. 2.2.2_1 введен Постановлением Администрации г. Перми от 22.07.2016 N 525)
2.2.3. Учету (регистрации) подлежат все входящие, исходящие и внутренние конфиденциальные документы.
Конфиденциальные документы учитываются:
отдельно от неконфиденциальных документов при значительном объеме конфиденциальных документов;
совместно с неконфиденциальными документами при незначительном объеме конфиденциальных документов.
К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП" (например, 05-14-8дсп).
2.2.4. Учет (регистрация) конфиденциальных документов осуществляется:
в журнале учета подготовленных документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", "Конфиденциально" (приложение 1 к настоящему Положению) или журнале учета входящих документов с ограничительной пометкой "Для служебного пользования", "Конфиденциально" (приложение 2 к настоящему Положению) (далее - Журнал учета). Журнал учета учитывается в номенклатуре дел несекретного делопроизводства;
в открытых (незащищенных) ИСЭД без размещения текста конфиденциального документа в открытых (незащищенных) ИСЭД или с размещением в открытых (незащищенных) ИСЭД предварительно обезличенного или зашифрованного конфиденциального документа.
На отдельные конфиденциальные документы для учета движения документов при необходимости заводятся карточки учета выдачи конфиденциальных документальных материалов по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению (далее - карточка учета). Необходимость ведения карточки учета определяется ответственным специалистом.