1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Иркутской области и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Закон Иркутской области от 18 ноября 2009 года N 82/48-оз "О Правительстве Иркутской области", Закон Иркутской области от 12 января 2010 года N 1-оз "О правовых актах Иркутской области и правотворческой деятельности в Иркутской области". Инструкция разработана с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также служебную информацию ограниченного распространения.
5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами осуществляются канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области возлагается на первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, министров Иркутской области, руководителей иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, увольнением государственный гражданский служащий Иркутской области или работник, замещающий должность, не являющуюся должностью государственной гражданской службы Иркутской области (далее при совместном упоминании - сотрудники), обязан передать находящиеся у него на исполнении (рассмотрении) документы по акту приема-передачи другому сотруднику, на которого возложено исполнение обязанностей, или делопроизводителю (если исполнение обязанностей не возлагается на другое должностное лицо).
В случае, если сотрудник физически не имеет возможности присутствовать при передаче находящихся у него на исполнении (рассмотрении) документов другому сотруднику (например, по причине болезни), документы передаются сотруднику по указанию руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области (самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
8. При утере документа сотрудник, ответственный за его сохранность, немедленно докладывает об этом руководителю исполнительного органа государственной власти Иркутской области (самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
9. Все подготовленные в исполнительном органе государственной власти Иркутской области (самостоятельном структурном подразделении аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) проекты документов, в том числе правовых актов, до их принятия (подписания), опубликования (в необходимых случаях) относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
10. Служебная информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
11. Передача документов, содержащих служебную информацию, сторонним органам и организациям, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, копий документов или материалов осуществляются в установленном порядке управлением пресс-службы и информации Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
13. Сотрудники исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) несут персональную ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность документов.
14. Организация работы с обращениями граждан регламентируется отдельным нормативным правовым актом Иркутской области.