2.1. Вся корреспонденция, поступившая в аппарат Губернатора Волгоградской области, принимается и учитывается централизованно в канцелярии.
2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде.
2.3. При обнаружении некомплектности или повреждения документа составляется акт в трех экземплярах: первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.5. Все входящие документы проходят первичную сортировку на подлежащие и не подлежащие регистрации. Не подлежат регистрации следующие виды документов:
документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, - пригласительные, поздравительные письма и телеграммы, билеты;
планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;
документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;
рекламные документы, коммерческие предложения;
печатные издания;
унифицированные формы и бланки документов;
абзац исключен с 30 сентября 2016 года. - Постановление Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734.
2.6. Из общего потока входящих документов выделяются: