7.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа возлагается на головного исполнителя документа (структурное подразделение аппарата или должностное лицо).
7.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
7.3. До представления на подпись руководителю ответственный исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений.
7.4. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем, передаются на регистрацию.
Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК.
Регистрация исходящих писем, подписанных Губернатором Волгоградской области, осуществляется работниками сектора организации документооборота аппарата Губернатора Волгоградской области.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734)
Регистрация исходящих писем, подписанных вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, осуществляется работниками приемных вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области.
Регистрация исходящих писем, подписанных руководителями структурных подразделений аппарата, осуществляется работниками соответствующих структурных подразделений аппарата.
Не допускается регистрация исходящих служебных писем при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих должностных лиц.
7.5. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.
7.6. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа, оформленного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения аппарата.
7.7. Копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями заверяется отметкой "Верно: должность, подпись, расшифровка подписи лица, наделенного данными полномочиями, дата" и подшивается в дело (входящий документ передается в канцелярию на хранение в дело вместе с документом-ответом).
7.8. Отправку исходящей корреспонденции на бумажном носителе осуществляет канцелярия. При получении документов для отправки работники канцелярии проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а на письмах-ответах - ссылки на номер и дату письма-запроса, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документе, правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная). Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.