(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734)
В Инструкции используются следующие основные термины и определения:
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734)
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
служба делопроизводства - структурное подразделение управления делами Администрации Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата;
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 07.03.2018 N 197)
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот аппарата Губернатора Волгоградской области;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание и сбор электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их регистрацию, хранение и доступ к ним;
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734)
межведомственный электронный (безбумажный) документооборот в органах исполнительной власти Волгоградской области - обмен электронными документами, подписанными средствами электронной подписи, создание, хранение и использование которых в органах исполнительной власти Волгоградской области осуществляется исключительно в электронной форме в системе электронного документооборота;
(абзац введен постановлением Губернатора Волгоградской области от 16.09.2015 N 837)