4.1. Поступившие (входящие) документы, подлежащие регистрации, после их предварительной обработки регистрируются канцелярией. Регистрация поступивших (входящих) документов производится независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным), по системе МЭДО], передачи или создания.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 16.09.2015 N 837)
Передача документов Губернатору Волгоградской области, вице-губернатору - руководителю аппарата Губернатора Волгоградской области, первым заместителям Губернатора Волгоградской области, заместителям Губернатора Волгоградской области без регистрации в канцелярии не допускается.
Регистрация документов об исполнении поручений Губернатора Волгоградской области не допускается без представления бумажного носителя.
(абзац введен постановлением Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734)
Документы регистрируются в день их поступления либо, в случае если документы поступили после 16 часов или в нерабочее время, - на следующий рабочий день. Документы с отметкой "Срок!" регистрируются незамедлительно.
Регистрация документов производится в пределах выделенных документопотоков. В качестве отдельных регистрируемых массивов документов выделяются: документы, поступающие из вышестоящих органов власти, от зарубежных корреспондентов, обращения граждан.
На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижней части первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.
4.2. При регистрации входящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из:
индекса структурного подразделения аппарата, определяемого при предварительном рассмотрении документа канцелярией и присваиваемого в соответствии с классификатором структурных подразделений аппарата;
проставляемого через дефис индекса дела по номенклатуре дел канцелярии;
проставляемого через косую черту порядкового номера документа в пределах календарного года.
Например: N 03-2/16023.
4.3. В целях учета и поиска документов при регистрации документа вносится следующая информация: