5.1. Поступившая корреспонденция должна рассматриваться руководством в день ее доставки.
(п. 5.1 в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734)
5.2. Поручения по исполнению документов оформляются в виде резолюций. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и ее расшифровка, дата резолюции.
Резолюция пишется на бланке поручения или на первом листе документа.
Поручение об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу. Если поручение об исполнении поступившего документа дается нескольким лицам, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, остальные лица - соисполнителями.
5.3. Документы с отметкой "Срок!" рассматриваются оперативно. В случае невозможности немедленного оформления резолюции по документу у Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области заместитель руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, осуществляющий координацию и контроль деятельности помощников Губернатора Волгоградской области, руководитель соответствующего секретариата согласовывает кандидатуру ответственного исполнителя в рабочем порядке (по телефону) либо определяет его самостоятельно.
5.4. После рассмотрения документа поручение Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области в соответствии с резолюцией вносится в регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК). В первую очередь вносятся резолюции по документам с отметкой "Срок!".
Работа в РКК осуществляется только под собственным идентификатором и паролем пользователя.
5.5. Документы с отметками "Срок!" доводятся секретариатом до сведения ответственных исполнителей (посредством факса, электронной почты). Если исполнителями документов являются структурные подразделения аппарата или органы исполнительной власти Волгоградской области, то сообщается о направлении данного документа в системе электронного документооборота.
Время прохождения документа с отметкой "Срок!" с момента поступления его в приемную до момента получения исполнителем в системе электронного документооборота, по факсу, электронной почте должно составлять не более одного часа, а исполнения - в сроки, установленные в указанном документе.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 30.09.2016 N 734)
5.6. Документы, которые направляются нескольким исполнителям передаются им в копиях. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии.
На оригиналах документов, направляемых в подведомственные организации, ставится штамп "Подлежит возврату".
5.7. Документы на бумажном носителе, в том числе документы с поручениями Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, в соответствии с реестром адресатов для рассылки документа направляются для исполнения в структурные подразделения аппарата и в органы исполнительной власти Волгоградской области через канцелярию.