23. Описание административной процедуры по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.
23.1. Административная процедура по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства включает в себя следующие административные действия:
- прием, первичная обработка, регистрация обращения, поступившего от граждан, рассмотрение обращения, подготовка резолюции и передача обращения на исполнение
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;
- подготовка ответов заявителям;
- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
- отправка заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Блок-схема предоставления государственной услуги представлена в Приложении N 1 к Административному регламенту.
23.1.1. Прием, первичную обработку обращения, поступившего от граждан осуществляет должностное лицо, ответственное за организацию делопроизводства в Министерстве культуры Республики Калмыкия.
23.1.2. Поступившее в Министерство культуры Республики Калмыкия обращение регистрируется в день поступления, и ему присваивается самостоятельный регистрационный номер, который указывается в журнале регистрации входящих документов.
23.1.3. Регистрация обращения является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
23.1.4. Зарегистрированное обращение передается руководителю Министерства культуры Республики Калмыкия для резолюции. Руководитель Министерства культуры Республики Калмыкия рассматривает обращение в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении.
23.1.5. Обращения граждан в форме электронного сообщения, направленного на официальный сайт Министерства культуры Республики Калмыкия, Единый портал государственных и муниципальных услуг, а также направленные по адресу электронной почты Министерства культуры Республики Калмыкия поступают в структурное подразделение, ответственное за организацию работы с поступающей корреспонденцией и переводятся в бумажную форму (распечатываются). Далее работа с такими обращениями ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
23.1.6. Поступившее в адрес Министерства культуры Республики Калмыкия обращение граждан передается должностным лицом, ответственным за организацию делопроизводства в Министерство культуры Республики Калмыкия в профильное структурное подразделение Министерства культуры Республики Калмыкия в течение одного рабочего дня после рассмотрения руководителем Министерства культуры Республики Калмыкия.
23.1.7. Результатом выполнения указанных административных действий является подготовка руководителем Министерства культуры Республики Калмыкия резолюции об исполнении обращения гражданина в структурное подразделение для организации исполнения.
24. Анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Министерстве культуры Республики Калмыкия научно-справочного аппарата и информационных материалов.
24.1. В результате анализа определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.
Срок исполнения данного административного действия - 10 дней, со дня регистрации.
24.2. По итогам анализа тематики поступивших запросов Министерство культуры Республики Калмыкия направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:
- в федеральные территориальные органы государственной власти;
- в органы исполнительной власти Республики Калмыкия;
- в государственные и муниципальные архивы;
- в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.