439. Законченные делопроизводством дела в течение одного календарного года хранятся в подразделении аппарата Правительства. Затем дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу сдаются в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства по графику, составленному работниками сектора по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства, согласованному с руководителями подразделений аппарата Правительства и утвержденному руководителем аппарата Правительства. Передача дел в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства осуществляется по описи дел подразделения аппарата Правительства, образец которой размещен на портале аппарата Правительства.
(в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 29.06.2018 N 257-рп)
440. В период подготовки дел к передаче на хранение в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства работниками данного сектора предварительно проверяются правильность формирования и оформления дел и соответствие количества дел, включенных в опись дел подразделения аппарата Правительства, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел подразделения аппарата Правительства.
441. При обнаружении в делах неисправимых повреждений документов составляется акт о неисправимых повреждениях документов.
Дела, оформленные с нарушением требований, предусмотренных настоящей Инструкцией, на архивное хранение не принимаются и возвращаются работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, для устранения в 10-дневный срок всех недостатков в формировании и оформлении дел, выявленных при проверке правильности отнесения документов к делам.
Утраченные подлинники документов в исключительных случаях в делах могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии.
442. В случае выявления отсутствия дел, предусмотренных номенклатурой дел соответствующего подразделения аппарата Правительства, данным подразделением принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то в отношении отсутствующих дел составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения аппарата Правительства и передается вместе с описью дел подразделения аппарата Правительства в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства. В случае обнаружения дел они включаются в опись дел подразделения аппарата Правительства.
Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом начальником управления делопроизводства и руководителем подразделения аппарата Правительства в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в секторе по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства и подразделении аппарата Правительства; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства при передаче дел подразделения аппарата Правительства на архивное хранение. Одновременно с этим подразделением аппарата Правительства принимаются меры по замещению утраченного дела его копией.
(абзац введен распоряжением Правительства Ставропольского края от 30.04.2020 N 207-рп)
О фактах утраты дел руководитель подразделения аппарата Правительства информирует руководителя аппарата Правительства.
(абзац введен распоряжением Правительства Ставропольского края от 30.04.2020 N 207-рп)
443. Прием дел в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства для их дальнейшего хранения производится работниками данного сектора в присутствии работника, ответственного за делопроизводство в подразделении аппарата Правительства, по описи дел данного подразделения с проставлением в двух экземплярах такой описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи дел подразделения аппарата Правительства указываются: количество фактически принятых дел (цифрами и прописью); индексы отсутствующих дел; дата приема-передачи дел; проставляются подписи лиц, передавших и принявших дела.
Один экземпляр описи дел подразделения аппарата Правительства передается вместе с делами в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства, второй - остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении аппарата Правительства. Также в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства передается опись дел подразделения аппарата Правительства в электронном виде.
(абзац введен распоряжением Правительства Ставропольского края от 30.04.2020 N 207-рп)