417. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование дел в аппарате Правительства и их текущее хранение осуществляются в подразделениях аппарата Правительства при методической помощи работников сектора по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства.
418. Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть переданы исполнителями документов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, для формирования их в дела.
419. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
1) раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
2) помещать в дела только исполненные, правильно и полностью оформленные документы (имеющие дату, регистрационные номера, подпись, визы, отметку об исполнении, о направлении в дело и другие реквизиты) в соответствии с заголовками дел. Ошибки, допущенные при оформлении документов, должны быть исправлены, и только после этого документы подшиваются в дело;
3) проставлять отметку о направлении документа в дело в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте. Отметка об исполнении документа проставляется в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящей Инструкцией;
(в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 09.11.2018 N 467-рп)
4) группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
5) формировать все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, вместе (независимо от их дат и первоначального отнесения в дело);
6) приложения к документам помещать в дела вместе с основными документами;
7) включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики (за исключением особо ценных);
8) помещать в дела на общих основаниях ксерокопии факсимильных сообщений, телефонограмм, факсограмм;
9) по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см, а толщина дел со сроками хранения до 10 лет включительно не должна превышать 10 см. При превышении такого объема дела заводится второй том такого дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений (например: "Т. 1", "Т. 2").