Действующий

Об Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края (с изменениями на 24 января 2024 года)


Передача электронных документов на хранение в архив


(введен распоряжением Правительства Ставропольского края от 30.04.2020 N 207-рп)

374.27.1. Подготовка электронных документов к передаче на хранение в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства осуществляется в порядке, предусмотренном Правилами делопроизводства и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77 (далее - Правила организации хранения архивных документов).

(п. 374.27.1 в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 24.01.2024 N 52-рп)

374.27.2. При подготовке электронных документов к передаче на хранение в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства работник, ответственный за делопроизводство в подразделении аппарата Правительства, с использованием СЭДД "ДЕЛО" формирует опись электронных дел, документов, образец которой размещен на портале аппарата Правительства (далее - опись электронных дел, документов).

374.27.3. В описи электронных дел, документов указываются:

1) порядковый номер электронного дела по описи электронных дел, документов;

2) индекс электронного дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения аппарата Правительства;

3) заголовок электронного дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения аппарата Правительства;

4) крайние даты электронного дела;

5) объем электронного дела в мегабайтах;

6) примечание.

374.27.4. К описи электронных дел, документов прилагается реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются следующие сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело (далее - реестр электронных документов):

1) дата электронного документа;

2) регистрационный номер электронного документа;

3) наименование электронного документа (содержание);

4) объем электронного документа в мегабайтах; 5) примечание.

374.27.5. Опись электронных дел, документов подписывается руководителем подразделения аппарата Правительства и работником, ответственным за делопроизводство в подразделении аппарата Правительства.

Реестры электронных документов подписываются работником, ответственным за делопроизводство в подразделении аппарата Правительства.

Опись электронных дел, документов и реестры электронных документов печатаются в 2 экземплярах. Один экземпляр таких описи и реестров передается в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства, а второй - хранится в подразделении аппарата Правительства.

374.27.6. Электронные документы, включенные в описи электронных дел, документов, хранятся в СЭДД "ДЕЛО".

Оператор СЭДД "ДЕЛО" определяет порядок передачи электронных дел, документов на хранение в архив (с использованием СЭДД "ДЕЛО" или на физически обособленных материальных носителях) в соответствии с Правилами делопроизводства и Правилами организации хранения архивных документов.

(в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 24.01.2024 N 52-рп)