Действующая структура и кадровый состав архивной отрасли области сформировались в соответствии с федеральным и областным законодательством и на основе нормативных расчетов штатной численности в системе архивной службы.
(в ред. постановления Правительства Вологодской области от 14.01.2013 N 12)
Общая численность работников архивной службы области по состоянию на 1 января 2008 года составляет 287 человек и имеет тенденцию к росту, так как согласно действующим нормативам зависит от объемов хранящихся в архивах документов, количества курируемых источников комплектования архивов, количества исполненных в год запросов граждан, оснащенности архивов современным оборудованием и автоматизации архивных технологий.
Увеличение численности происходило главным образом за счет развития сети архивов по личному составу, созданных для обеспечения сохранности социально значимых документов, активно востребуемых в настоящее время гражданами в разных целях.
Архивная служба области осуществляет следующие основные общественно необходимые функции:
1. Удовлетворение потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной информации
Ежегодно архивами области выдается свыше 25 тыс. справок по запросам федеральных органов государственной власти, органов государственной власти области, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц. Проводятся различные информационные мероприятия, в том числе выставки, школьные уроки, готовятся публикации документов различного вида.
2. Обеспечение сохранности, в том числе предотвращение утраты в результате старения, хищений, пожаров, иных угроз, и учет документов Архивного фонда области и документов по личному составу
За последние 3 года фактов утраты документов в государственных и муниципальных архивах выявлено не было, данные учетных документов соответствуют фактическому наличию дел.
3. Включение документов в состав Архивного фонда области и комплектование его документами, имеющими историческую и практическую ценность
Списки источников комплектования архивов области насчитывают 1821 организацию, в которых ежегодно образуется около 35 тыс. дел постоянного хранения. Ежегодно экспертно-проверочная комиссия Департамента культуры и туризма области проводит экспертную оценку дел, включенных в описи, в установленном порядке поступающих от источников комплектования в количестве более 50 тыс. дел постоянного хранения и более 40 тыс. дел долговременного хранения.
(в ред. постановлений Правительства Вологодской области от 14.01.2013 N 12, от 15.12.2014 N 1145, от 30.03.2015 N 245)