Документы Правительства Рязанской области являются составной частью архивного фонда Рязанской области, и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение. Для хранения документов, являющихся составной частью архивного фонда Рязанской области, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу в Правительстве Рязанской области функционирует Архив.
11.7.1. Подготовка и передача документов в Архив.
11.7.1.1. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
11.7.1.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
11.7.1.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
11.7.1.4. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составляемому отделом делопроизводства и утвержденному заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства.
(в ред. Распоряжений Правительства Рязанской области от 18.02.2009 N 51-р, от 05.03.2018 N 99-р)
11.7.1.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив работником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства Рязанской области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.
11.7.1.6. Прием каждого дела производится работником Архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись работника Архива и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в Архив передаются журналы регистрации, регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждого журнала, картотеки или базы данных включается в опись.
11.7.1.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Аппарата лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Этот порядок может быть изменен по распоряжению Руководства. Например, дела могут быть переданы по акту правопреемнику.