8.9.1. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.
8.9.2. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.
8.9.3. Учет поступления, прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях, подключенных к МСЭДД, ведется в соответствии с Регламентом работы в МСЭДД. На рабочих местах, не подключенных к этой системе, учет осуществляется с использованием персональных компьютеров либо посредством записей в журналах установленной формы.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
8.9.4. Исполнение документа предусматривает: сбор, анализ и обработку необходимой информации для исполнения, подготовку проекта документа во исполнение данного документа или поручения, надлежащее оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Руководством или руководителем структурного подразделения.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров для рассылки отправляемого документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.
8.9.5. Подписанный Руководством или руководителем структурного подразделения ответ передается в отдел делопроизводства вместе с исполняемым документом для регистрации и отправки. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
8.9.6. После завершения работы над документом исполнитель, подключенный к МСЭДД, должен кратко изложить в поле "Отчет об исполнении" РКФ документа в форме справки результаты выполнения поручения.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
8.9.7. При уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) сотрудник структурного подразделения должен отчитаться по всем находящимся у него документам и поручениям, при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать по акту все числящиеся за ним документы в отдел делопроизводства.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)