11.6.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
11.6.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
11.6.3. В Аппарате в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника Архива. По этим описям документы сдаются в Архив.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства Рязанской области, которую готовит отдел делопроизводства и по которой сдаются дела на государственное хранение.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
11.6.4. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 25) и представляются в Архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.
11.6.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
11.6.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
11.6.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
11.6.8. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с отделом делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
11.6.9. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
11.6.10. Отбор документов за соответствующий период, подлежащих уничтожению, и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 26) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Аппарата одновременно. Согласованные ЭК Аппарата акты утверждаются заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства только после утверждения ЭПК главного архивного управления Рязанской области описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, в установленном порядке уничтожаются.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 18.02.2009 N 51-р)