8.7.1. Электронная почта используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники и является одним из основных компонентов автоматизации документооборота. Электронная почта используется как внутри Аппарата, так и для обмена информацией между Правительством Рязанской области и исполнительными органами и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
8.7.2. Каждому абоненту в системе электронной почты выделяется индивидуальная область памяти на сервере, называемая почтовым ящиком. В почтовый ящик помещаются электронные сообщения для данного абонента по мере их поступления. Абоненту электронной почты присваивается адрес электронной почты, который является уникальным.
8.7.3. Поступающие по электронной почте на официальный электронный адрес Правительства Рязанской области электронные сообщения принимаются, распечатываются, регистрируются, проходят предварительное рассмотрение, рассматриваются Руководством и по результатам рассмотрения вместе с поручениями Руководства по ним доставляются исполнителям.
Прием в документированном виде и регистрацию электронных сообщений, поступивших по электронной почте в адрес Правительства Рязанской области, осуществляет отдел делопроизводства.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
Функционирование и развитие системы электронной почты в Аппарате обеспечивает управление обеспечения деятельности Аппарата.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 18.02.2009 N 51-р)
8.7.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого текста документа (схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего текст документа к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ учитывается в журнале без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы учитываются в журнале без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;