11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве Рязанской области, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием Аппарата, "Основными правилами работы архивов организаций" (Москва, 2002 г.), "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Москва, 2000 г.), номенклатурами за предшествующие годы, настоящей Инструкцией. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Правительства Рязанской области, их виды, состав и содержание, на основании чего в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения.
11.1.3. В Аппарате составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 20) и сводная номенклатура дел Правительства Рязанской области (приложение N 21).
11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения, согласовывается и представляется в отдел делопроизводства.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел делопроизводства.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется и подписывается начальником сектора приема, учета, отправки документов и архива отдела делопроизводства, на основе номенклатур дел структурных подразделений, визируется лицом, ответственным за Архив, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется ЭК) Аппарата, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) главного архивного управления Рязанской области и утверждается заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Правительстве Рязанской области.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 18.02.2009 N 51-р, 05.03.2018 N 99-р)
11.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
11.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в опись дел постоянного хранения в раздел отдела делопроизводства. Второй используется этим отделом в качестве рабочего. Третий применяется в Архиве. Четвертый после утверждения ЭПК главного архивного управления Рязанской области передается в государственный архив Рязанской области.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
11.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.