11.3.1. Дела Правительства Рязанской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, под контролем и при методической помощи (по необходимости) работника Архива.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 05.03.2018 N 99-р)
11.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 22); нумерацию листов в деле; составление листа заверителя дела (приложение N 23); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 24); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.3.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Правительства Рязанской области, наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование Правительства Рязанской области указывается полностью в именительном падеже; наименование структурного подразделения пишется в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела проставляется как цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства Рязанской области; заголовок дела переносится из номенклатуры дел Правительства области, согласованной с ЭПК; при оформлении даты дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем поле листа.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации на отдельном листе заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Правительства Рязанской области с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".