ГУБЕРНАТОР АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 марта 2011 года N 100
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Постановления Губернатора Астраханской области от 17.08.2015 N 77, вступившего в силу со дня официального опубликования (опубликовано в "Сборнике законов и нормативных правовых актов Астраханской области" - 20.08.2015).
____________________________________________________________________
(в редакции Постановлений Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 N 200, от 20.12.2011 N 492, от 29.10.2012 N 420, от 02.04.2013 N 23, от 30.10.2013 N 90, от 27.12.2013 N 105, от 30.10.2014 N 100)
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области документов и совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области, в соответствии с Постановлениями Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 N 259 "О Регламенте Губернатора Астраханской области" и Правительства Астраханской области от 15.02.2005 N 1-П "О Регламенте Правительства Астраханской области" постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (далее - Инструкция).
2. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти Астраханской области разработать инструкции по делопроизводству в соответствии с регламентами Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области и настоящей Инструкцией.
3. Признать утратившими силу Постановления Губернатора Астраханской области:
от 04.05.2005 N 309 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области";
от 22.10.2008 N 555 "О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 N 309".
4. Постановление вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор Астраханской области
А.А.ЖИЛКИН
Утверждена
Постановлением Губернатора
Астраханской области
от 24 марта 2011 года N 100
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Постановлений Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 N 200, от 20.12.2011 N 492, от 29.10.2012 N 420, от 02.04.2013 N 23, от 30.10.2013 N 90, от 27.12.2013 N 105, от 30.10.2014 N 100)
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области (далее - администрация) документов в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор) и Правительства Астраханской области (далее - Правительство).
Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий). Система электронного документооборота, применяемая в администрации, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Астраханской области, работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Астраханской области, работающих в администрации (далее - работники администрации).
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
Работники администрации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами администрации.
1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.7. Передача сведений о принятых постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства представителям средств массовой информации осуществляется управлением пресс-службы и информации администрации Губернатора.
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
1.8. При служебной необходимости передача документов (копий документов) органам государственной власти, юридическим и физическим лицам допускается с разрешения руководителя администрации, заместителей руководителя администрации или начальника управления документационного обеспечения администрации.
1.9. При необходимости получения бумажной копии электронного документа он распечатывается и заверяется подписью ответственного лица администрации, обладающего таким правом в соответствии с должностным регламентом.
1.10. Запрещается направлять подлинники документов в организации, не являющиеся исполнительными органами государственной власти Астраханской области (далее - исполнительные органы государственной власти) или территориальными органами федеральных органов исполнительной власти.
1.11. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.12. При прекращении служебного контракта (трудового договора), уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни (при наличии возможности) работник администрации сдает все числящиеся за ним документы работнику администрации, ответственному за ведение делопроизводства, или другому работнику администрации по указанию руководителя структурного подразделения администрации.
При прекращении служебного контракта (трудового договора) передача документов осуществляется по акту, администратору системы электронного документооборота сдается ключевой носитель с электронной подписью (далее - ЭП), а также администратором системы электронного документооборота производится блокировка учетной записи.
(п. 1.12 в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
1.13. В случае утраты документов в администрации руководитель структурного подразделения обязан проинформировать начальника управления документационного обеспечения администрации и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения представляются руководителю администрации.
В случае утраты документов администрации в исполнительном органе государственной власти в нем проводится служебное расследование.
Руководитель исполнительного органа государственной власти информирует Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства или заместителя председателя Правительства, давшего поручение по служебной корреспонденции, об исполнении поручения и факте утраты документа, об итогах служебного расследования и привлечении к ответственности.
Соответствующий секретариат информирует начальника управления документационного обеспечения администрации о факте утраты документа и поручении по информации руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области.
1.14. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации осуществляет управление документационного обеспечения администрации.
1.15. Непосредственная деятельность по документационному обеспечению в структурных подразделениях администрации осуществляется работником, которому данные функции включены в должностной регламент.
1.16. Функции, задачи, права и ответственность управления документационного обеспечения администрации регламентируются положением о нем, должностные обязанности работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации, устанавливаются должностными регламентами.
1.17. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
"автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в бумажной или электронной форме, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации;
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"заверенная копия" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
"контрольный документ" - документ, исполнение которого в соответствии с установленным порядком взято на контроль;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации, с указанием сроков их хранения;
"обращение гражданина" - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления, принятые и зарегистрированные в установленном порядке;
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
"объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
"отчетный документ" - документ, которым докладывается об исполнении контрольного документа и на основании которого осуществляется снятие с контроля;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
"шаблон бланка" - бланк документа, представленный в электронной форме;
"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда;
"электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
"электронный образ документа" - копия документа, переведенная с бумажного на электронный носитель;
"электронный документ - информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, равнозначная документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе, а также подписанная электронной подписью, равнозначная документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
3. Документация в администрации
3.1. Деятельность Губернатора и Правительства обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу.
В пределах своих полномочий Губернатор издает постановления и распоряжения Губернатора Астраханской области (далее - постановления и распоряжения Губернатора). Правительство по вопросам своей компетенции принимает постановления и распоряжения Правительства Астраханской области (далее - постановления и распоряжения Правительства).
3.2. Постановлениями оформляются решения Губернатора, Правительства в пределах их компетенции, направленные на установление, изменение, отмену правовых норм.
Постановлениями Губернатора оформляются решения о назначении или освобождении от занимаемой должности руководителей структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти.
Распоряжениями оформляются решения Губернатора, Правительства, содержащие обязательное предписание по конкретному вопросу для указанных в нем субъектов по оперативным, организационным, кадровым вопросам.
(п. 3.2 в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
3.3. Администрация в соответствии с возложенными полномочиями принимает распоряжения.
