7.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа возлагается на структурное подразделение министерства или должностное лицо - головного исполнителя документа.
7.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
7.3. До представления на подпись руководителю головной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений.
7.4. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем, передаются на регистрацию.
Не допускается регистрация исходящих служебных писем с нарушением установленного порядка и при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих должностных лиц.
7.5. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.
7.6. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК.
Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения министерства.
7.8. Отправку исходящей корреспонденции на бумажном носителе осуществляет сектор делопроизводства и документооборота. При получении документов для отправки сотрудники сектора делопроизводства и документооборота проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а на письмах-ответах - ссылки на номер и дату письма-запроса, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документе, правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная). Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
7.9. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь. В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа.
7.10. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование [при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем отправляемого (исходящего) документа], проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт. На исходящие документы заказного характера составляется реестр, который затем возвращается в сектор делопроизводства и документооборота с распиской сотрудников почтового отделения связи.
Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222.
7.11. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.