2.1. Вся корреспонденция, поступившая в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области, принимается и учитывается централизованно в канцелярии.
2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде.
2.3. При обнаружении некомплектности или повреждения документа составляется акт в трех экземплярах: первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.5. Все входящие документы проходят первичную сортировку на подлежащие и не подлежащие регистрации. Не подлежат регистрации следующие виды документов:
документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, - пригласительные, поздравительные письма и телеграммы, билеты;
планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;
документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;
рекламные документы, коммерческие предложения;
печатные издания;
унифицированные формы и бланки документов;
другие виды документов.
2.6. Из общего потока входящих документов выделяются:
обращения и запросы граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, - для передачи их в отдел по работе с обращениями граждан и организаций аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области (далее именуется - отдел по работе с обращениями граждан и организаций);
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской обл. от 10.06.2013 N 557, от 18.03.2014 N 225)
документы по вопросам, относящимся к компетенции координационных и совещательных органов при Губернаторе Волгоградской области, - для передачи их в соответствующие координационные и совещательные органы (их рабочие аппараты);
документы, поступившие в канцелярию, но адресованные органам исполнительной власти Волгоградской области, - для передачи их в соответствующие органы исполнительной власти;
документы, требующие обязательного рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, первыми заместителями председателя Правительства Волгоградской области, заместителями председателя Правительства Волгоградской области;
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198, от 16.07.2014 N 614)
документы, не требующие обязательного рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, первыми заместителями председателя Правительства Волгоградской области, заместителями председателя Правительства Волгоградской области и передаваемые непосредственно в структурные подразделения аппарата.
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198, от 16.07.2014 N 614)