7.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа возлагается на головного исполнителя документа (структурное подразделение аппарата или должностное лицо).
7.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
7.3. До представления на подпись руководителю ответственный исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений.
7.4. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем, передаются на регистрацию.
Регистрация исходящих писем, подписанных Губернатором Волгоградской области, осуществляется работниками сектора документационного обеспечения отдела организационной работы аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198)
Регистрация исходящих писем, подписанных вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, первыми заместителями председателя Правительства Волгоградской области, заместителями председателя Правительства Волгоградской области, осуществляется работниками секретариатов вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, первых заместителей председателя Правительства Волгоградской области, заместителей председателя Правительства Волгоградской области.
(в ред. постановлений Губернатора Волгоградской обл. от 22.11.2013 N 1198, от 16.07.2014 N 614)
Регистрация исходящих писем, подписанных руководителями структурных подразделений аппарата, осуществляется работниками соответствующих структурных подразделений аппарата.
Не допускается регистрация исходящих служебных писем с нарушением установленного порядка и при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих должностных лиц.
7.5. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.
7.6. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа, оформленного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения аппарата.
7.7. Копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями заверяется отметкой "Верно: должность, подпись, расшифровка подписи лица, наделенного данными полномочиями, дата" и подшивается в дело (входящий документ передается в канцелярию на хранение в дело вместе с документом-ответом).
7.8. Отправку исходящей корреспонденции на бумажном носителе осуществляет канцелярия. При получении документов для отправки работники канцелярии проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а на письмах-ответах - ссылки на номер и дату письма-запроса, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документе, правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная). Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
7.9. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь. В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа.
7.10. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование [при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем отправляемого (исходящего) документа], проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт. На исходящие документы заказного характера составляется реестр, который затем возвращается в канцелярию с распиской работников почтового отделения связи.
Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".
7.11. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки, согласования, подписания и регистрации соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе приема, регистрации, рассмотрения, контроля исполнения, исполнения, направления в дело, хранения - поступающих (входящих) документов.