3.1. Формирование документов в дела в структурных подразделениях аппарата осуществляется согласно выпискам из соответствующих разделов номенклатуры дел аппарата с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 10.06.2013 N 557)
3.2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании "В дело" и другое. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены (подшиты) в дело.
3.3. При формировании дел в структурных подразделениях аппарата необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
отдельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела телеграммы, телефонограммы, ксерокопии факсограмм (при необходимости включения факсограммы в дело);
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и другие реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 сантиметров). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том N 1", "Том N 2" и так далее.
3.4. Указы, законы, постановления и другие акты высших органов государственной власти Российской Федерации группируются в дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.
3.5. Постановления Правительства Волгоградской области, постановления и распоряжения Губернатора Волгоградской области, распоряжения аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области по основной деятельности группируются в дела отдельно от постановлений и распоряжений по личному составу.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 16.07.2014 N 614)
3.6. Дела с подлинными постановлениями Правительства Волгоградской области, протоколами заседаний Правительства Волгоградской области, постановлениями, распоряжениями Губернатора Волгоградской области, распоряжениями аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области формируются отделом редакционного и документационного обеспечения.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 16.07.2014 N 614)
3.7. Дела с подлинными документами по подготовке и проведению поездок, встреч, официальных приемов и визитов Губернатора Волгоградской области формируются и сдаются в сектор архива структурными подразделениями аппарата, организовывавшими указанные мероприятия.
3.8. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке в логической последовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов.
При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения более ранние по времени поступления документы помещаются в начале дела. В делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной (то есть более ранние документы помещаются в конце дела, а более поздние - в его начале).
3.9. В дела с перепиской документы подшиваются по дате поступающего (инициативного) документа, при этом отправляемый (ответный) документ помещается после поступающего (инициативного).
3.10. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела отдельно от других документов. При этом каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются по возрастанию номеров отделом по работе с обращениями граждан.