81. Прием поступающей корреспонденции производится экспедицией или службой делопроизводства воинской части.
82. В нерабочее время поступающая корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части, который записывает ее в книгу учета входящей корреспонденции (приложение N 3* к настоящей Временной инструкции), а с прибытием представителя службы делопроизводства передает всю полученную корреспонденцию в службу делопроизводства под расписку в этой книге, не вскрывая пакеты, бандероли, посылки и т.п. О получении срочных пакетов дежурный докладывает командиру (начальнику) воинской части или начальнику штаба воинской части.
________________
* Приложение см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.
83. Принимаемые и передаваемые телефонограммы записываются дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. В конце текста телефонограммы указываются время приема (передачи) и фамилии принявшего и передавшего телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.
84. Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то поступающая корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по воинской части в порядке, предусмотренном пунктами 81 и 82 настоящей Временной инструкции.
85. Лицо, принимающее поступающую корреспонденцию, обязано проверить правильность ее доставки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указать прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью "Для пакетов".
86. В службе делопроизводства вскрываются все полученные пакеты, за исключением пакетов с пометкой "Лично", изымаются все вложения, проверяются правильность адресования документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах с номерами, указанными на пакетах (конвертах).
При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним, а также несоответствий номеров, указанных на пакетах, номерам вложенных документов об этом составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
87. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения служебного документа.
88. Ошибочно присланные пакеты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за теми же номерами, а излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в другую воинскую часть.
89. Поступившие в воинскую часть служебные документы (в том числе распорядительные служебные документы), а также служебные документы, подготовленные в воинской части, регистрируются в журнале учета служебных документов (приложение N 4* к настоящей Временной инструкции). В штабах объединений и выше, а также в военных комиссариатах субъектов Российской Федерации приказы (директивы, распоряжения, приказания и указания), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям, регистрируются, кроме того, в книге учета приказов и директив (приложение N 5* к настоящей Временной инструкции).
________________
* Приложения см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.
Обращения граждан регистрируются отдельно от других поступивших документов.
90. Пакеты с пометкой "Лично" регистрируются в журнале учета служебных документов без вскрытия путем записи реквизитов, указанных на пакете. При наличии на пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в службу делопроизводства. Если запись о содержании такого документа не производится, то в графе "Наименование или краткое содержание документа" делается пометка "Вручен лично". В отдельных случаях пакеты с пометкой "Лично" могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.
91. Служебные документы, поступающие в воинские части, секретариаты и канцелярии для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению, регистрируются в журнале учета переходящих служебных документов (приложение N 6* к настоящей Временной инструкции) и передаются по принадлежности под расписку в этом же журнале или по реестру (приложение N 7* к настоящей Временной инструкции) с последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.
________________
* Приложения см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.
92. Регистрация в воинской части поступивших служебных документов осуществляется, как правило, в день поступления, разработанных - в день утверждения или подписания либо на следующий рабочий день.
93. При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения также ставится предусмотренный для этой цели штамп.
На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах (по перечню книг и журналов) и за какими порядковыми номерами они учтены.
94. До регистрации служебные документы для доклада и исполнения передавать запрещается.
95. Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в соответствующих книгах и журналах учета (без регистрации в журнале учета служебных документов).
96. Служебные документы, подготовленные для пользования внутри воинской части и подлежащие хранению в делах, после подписи (утверждения) учитываются в журнале учета служебных документов.
97. Служебные документы, подготовленные для временного пользования (справки, планы, графики, расписания и т.п.), в журнале учета служебных документов не регистрируются и уничтожаются в службе делопроизводства по миновании надобности. По указанию командира (начальника) воинской части один экземпляр таких документов может быть оставлен для пользования и учтен в делопроизводстве.
98. Командир (начальник) воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам поступившие служебные документы докладываются (передаются) службой делопроизводства. Остальной личный состав служебные документы на исполнение получает в службе делопроизводства.
99. Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. При автоматизированной обработке служебных документов и обеспечении полного учета сведений о них, предусмотренного журналами учета служебных документов, допускается не вести журналы учета при условии гарантированной сохранности всей вносимой в средства вычислительной техники информации не менее срока хранения, предусмотренного для этих журналов. В этом случае передача исполнителям поступивших служебных документов осуществляется по бумажным распискам, которые подлежат хранению в службе делопроизводства до окончания работы комиссии по проверке делопроизводства за истекший год.