МИНИСТР ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИНСТРУКЦИЯ
от 19 августа 2009 года N 205/2/588
Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации
____________________________________________________________________
Утратила силу на основании
приказа Минобороны России от 4 апреля 2017 года N 170
____________________________________________________________________
I. Общие положения
1. Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (далее именуется - Временная инструкция) определяет порядок приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, использования, отправки и хранения служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях, организациях Вооруженных Сил Российской Федерации*.
_______________
* Далее в тексте настоящей Инструкции, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: Вооруженные Силы Российской Федерации - Вооруженными Силами; Министерство обороны Российской Федерации - Министерством обороны; органы военного управления, объединения, соединения, воинские части, организации Вооруженных Сил Российской Федерации - воинскими частями; лица гражданского персонала Вооруженных Сил Российской Федерации - лицами гражданского персонала.
Настоящая Временная инструкция вступает в силу с 15 сентября 2009 года и применяется до утверждения Федеральным архивным агентством в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и издания в Министерстве обороны Российской Федерации на их основе соответствующего нормативного правового акта.
2. Особенности ведения делопроизводства определяются:
при подготовке проектов документов для представления Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, а также при подготовке проектов правовых актов Министерства обороны - соответствующими инструкциями;
при рассмотрении обращений (предложений, заявлений или жалоб) - главой 6 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации и Инструкцией по работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации*;
_______________
* Приказ Министра обороны Российской Федерации 2006 года N 500.
по секретной переписке и правилам ведения секретного делопроизводства - Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации**;
_______________
** Приказ Министра обороны Российской Федерации 2005 года N 010.
при использовании электронного документооборота - инструкцией и (или) регламентом по ведению делопроизводства в Министерстве обороны с использованием автоматизированной информационной системы электронного документооборота.
3. Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием информационных систем, средств связи и других технических средств.
Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать средства связи или информационные системы или когда законодательными, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или правовыми актами Министерства обороны предусмотрено составление письменного документа.
4. Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Министерства обороны и настоящей Временной инструкцией.
5. Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями в порядке подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также с органами и организациями, не входящими в Вооруженные Силы***, гражданами.
_______________
*** Далее в тексте настоящей Временной инструкции, если не оговорено особо, органы и организации, не входящие в Вооруженные Силы, будут для краткости именоваться сторонними организациями.
Ведение служебной (внутренней) переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами и им равными в объединении и ниже, а также внутри департаментов, главных управлений, управлений, комитетов, инспекций, направлений, отделов и служб запрещается.
6. Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на русском языке.
7. Служебная переписка с учреждениями, организациями и гражданами (подданными) иностранных государств, а также с представительствами Российской Федерации за рубежом ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны и Управление внешних сношений Министерства обороны.
8. Служебная переписка с должностными лицами министерств обороны (вооруженных сил) иностранных государств ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны и иные главные и центральные управления Министерства обороны в установленном порядке.
9. Порядок ведения служебной переписки с учреждениями и организациями иностранных государств, международными организациями, ведающими обеспечением безопасности мореплавания и изучением морей и океанов, по вопросам безопасности судоходства и организационно-техническим вопросам, касающимся гидрографии, океанографии, морской картографии и навигационного оборудования морей, определяется главнокомандующим Военно-Морским Флотом с учетом требований правовых актов Министерства обороны.
10. Служебную переписку с учреждениями, организациями и гражданами государств - участников Содружества Независимых Государств, государств - членов Организации Договора о коллективной безопасности, Шанхайской организации сотрудничества по вопросам трудовых отношений может вести непосредственно Департамент социальных гарантий Министерства обороны.
11. Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:
а) определять порядок работы со служебными документами и изданиями в воинской части;
б) знать фактическое состояние делопроизводства и принимать необходимые меры по сокращению служебной переписки, предотвращать ведение переписки по вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или переговоров по средствам связи и информационным системам, если законодательными, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или правовыми актами Министерства обороны не предусмотрено составление письменного документа;
в) правильно организовать ведение делопроизводства, постоянно содержать его в готовности к выполнению поставленных задач в повседневной деятельности, в боевых (полевых) условиях и на учениях, контролировать работу подчиненных органов и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;
г) обеспечить учет поступающих служебных документов и изданий, их своевременное доведение до личного состава и контроль за исполнением;
д) требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных служебных документов (поручений, указаний);
е) обеспечивать готовность к спасению служебных документов и изданий в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;
ж) организовывать и систематически проводить с личным составом воинских частей занятия по изучению правил делопроизводства, обеспечивать необходимые условия для его правильной организации и ведения, выделять и оборудовать для этого необходимые помещения и материально-технические средства;
з) принимать меры по совершенствованию делопроизводства, качественному подбору личного состава для работы со служебными документами и изданиями, обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотренными настоящей Временной инструкцией, оргтехникой и переходу на автоматизированные (компьютерные) технологии обработки служебной информации;
и) обеспечивать правильное применение действительных и условных наименований воинских частей* при составлении и отправке служебных документов и изданий, обращая особое внимание на правильность ведения переписки со сторонними организациями, гражданами;
_______________
* Приказ Министра обороны Российской Федерации 2001 года N 025.
к) своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения**, утративших значение для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, и освобождать от этих документов делопроизводства воинских частей;
_______________
** Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 года N 033.
л) обеспечивать своевременную сдачу в архивы служебных документов с постоянными и временными (свыше 10 лет) сроками хранения. Не допускать уничтожения служебных документов, подлежащих сдаче в архивы.
12. Запрещается требовать от подчиненных представления сведений и документов, не предусмотренных табелями срочных донесений.
13. Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами и изданиями, обязаны:
а) знать и выполнять требования, установленные настоящей Временной инструкцией;
б) быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов и изданий, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущие привести к таким последствиям;
в) знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного командира (начальника);
г) передавать служебные документы из одного подразделения воинской части в другое только через делопроизводство. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала для временного пользования (для работы) под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать;
д) давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;
е) немедленно сообщать своему непосредственному командиру (начальнику) об утрате или недостаче служебных документов (изданий), удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы (издания), личных печатей, штампов, а также об обнаружении излишних и неучтенных служебных документов и изданий;
ж) при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнением с военной службы или работы (службы), переводом к новому месту военной службы), при убытии в отпуск, служебную командировку, на лечение, учебу по указанию непосредственного командира (начальника) в установленном порядке своевременно передать все числящиеся за ними служебные документы (издания) другим лицам или сдать в делопроизводство;
з) своевременно сдавать в делопроизводство служебные документы и издания, надобность в которых миновала;
и) предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания сотрудникам делопроизводства по их требованию.
14. Лицам, работающим со служебными документами и изданиями, запрещается:
а) сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;
б) излагать личные просьбы на бланках с наименованием воинской части;
в) самовольно провозить и пересылать за границу служебные документы и издания, не подлежащие опубликованию в открытой печати. В необходимых случаях эти документы (издания) могут быть высланы через соответствующие воинские части в установленном порядке;
г) изготавливать не предусмотренные настоящей Временной инструкцией блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки и т.п. с наименованием воинской части или должности командира (начальника);
д) вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц.
15. Изготовление книг, журналов и бланков, предусмотренных настоящей Временной инструкцией, и обеспечение ими воинских частей возлагаются на Центральное вещевое управление Министерства обороны и соответствующие органы в военных округах и на флотах. Заявки на обеспечение бланками, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года.
В исключительных случаях (при отсутствии централизованного снабжения) изготовление и закупку указанного имущества осуществляют воинские части.
16. Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.
17. Общее методическое руководство организацией ведения служебной переписки и делопроизводства в Вооруженных Силах осуществляется Управлением делами Министерства обороны.
18. Работа со служебными документами и изданиями в воинских частях в нерабочее время допускается только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части.
19. Работа со служебными документами и изданиями, их хранение за пределами служебных помещений воинских частей, как правило, запрещаются. Такую работу вправе разрешить командир (начальник) воинской части или начальник штаба воинской части.
20. Военнослужащие при переписке со сторонними организациями, гражданами, при записях в книгах заявлений (отзывов) и предложений указывают почтовые адреса по месту жительства или пребывания без указания принадлежности к Вооруженным Силам. При этом военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, указывают почтовые (телеграфные) адреса, устанавливаемые командирами (начальниками) воинских частей по согласованию с объектами почтовой связи Федерального агентства связи.
21. Военнослужащие и лица гражданского персонала воинских частей, дислоцированных за пределами Российской Федерации, при переписке указывают условные наименования воинских частей без пунктов дислокации.
II. Основные виды служебных документов, составляемых (издаваемых) в Вооруженных Силах
22. В Вооруженных Силах составляются (издаются) и применяются следующие служебные документы: приказы, директивы, приказания, указания, постановления, регламенты, положения, наставления, инструкции, уставы, распоряжения, предписания, доклады, донесения, рапорты, договоры, контракты, планы, представления, расписания занятий, отчеты, перечни, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты и другие разработанные в установленном порядке документы (текстовые и графические), написанные или нарисованные от руки в рабочих тетрадях или на отдельных листах, напечатанные на пишущей машинке, изготовленные на средствах вычислительной техники, изданные типографским, электрографическим или другим способом.
Кроме служебных документов, в Вооруженных Силах применяются служебные издания, перечень которых приведен в Положении об издательской деятельности по выпуску служебных изданий (документов) в Вооруженных Силах Российской Федерации*.
_______________
* Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 года N 355.
23. Приказ - основной распорядительный служебный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром (начальником) воинской части.
24. Командир (начальник) воинской части в соответствии со статьей 95 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации отдает письменные приказы по строевой части, по боевой подготовке и другим вопросам, право регламентировать которые ему предоставлено.
Приказы подписываются командиром (начальником) воинской части и начальником штаба воинской части. В воинской части, где воинская должность начальника штаба воинской части не предусмотрена штатом, приказы подписываются командиром (начальником) воинской части единолично.
Приказами командира (начальника) воинской части по строевой части в пределах предоставленных полномочий могут регламентироваться следующие вопросы:
