Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде (утратил силу с 20.03.2021 на основании совместного приказа Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 N 667/233)

III. Требования к процедурам делопроизводства и документооборота при информационном взаимодействии

9. В процессе подписания/утверждения ЭД ответственным должностным лицом должно осуществляться формирование ЭП к данному ЭД. При подписании/утверждении ЭД должны соблюдаться следующие условия:

а) направляемый на подписание/утверждение файл ЭД должен иметь формат, установленный настоящими требованиями. В случае, если при формировании документа его файл имеет формат отличный от установленного настоящими требованиями, он должен быть перед направлением на подписание/утверждение преобразован в формат, установленный настоящими требованиями;

б) при подписании/утверждении ЭД несколькими должностными лицами каждое должностное лицо подписывает документ своей ЭП, которая должна формироваться в соответствии с настоящими требованиями.

10. В процессе регистрации документа должны формироваться:

- регистрационный номер и дата регистрации документа,

- элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП,

________________

Здесь и далее: отметка об ЭП предназначена только для отображения сведений о том, что документ был подписан ЭП должностного лица, информация о сертификате которого приводится в указанной отметке. Отметка об ЭП является подтверждением того, что данная ЭП была верна на момент включения документа в СЭД. Отметка об ЭП не является аналогом ЭП и доказательством верности данной ЭП на момент обращения пользователя к документу.

- данные о местоположении элементов визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП (координаты).

Элементы визуализации и данные об их местоположении могут быть сформированы на этапе отправки в процессе подготовки транспортного контейнера. Ответственность за корректность и соответствие данных в элементах визуализации соответствующим данным файла описания транспортного контейнера и сертификата(ов) ЭП возлагается на организацию - отправителя ЭД.

При регистрации документа в электронном виде должны соблюдаться следующие условия:

а) регистрации подлежат ЭД, оформленные в соответствии с инструкцией (установленными требованиями) по делопроизводству в государственных органах, государственных организациях, государственных внебюджетных фондах и подписанные ЭП ответственных должностных лиц в соответствии с настоящими требованиями;

б) регистрационный номер документа формируется в соответствии с инструкцией (установленными требованиями) по делопроизводству в государственных органах, государственных организациях, государственных внебюджетных фондах;

в) графические элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП, а также данные об их положении формируются в соответствии с настоящими требованиями.

11. В процессе отправки должны быть сформированы:

- графические элементы визуализации регистрационных данных и отметки об ЭП, а также данные об их местоположении (в случае, если они не были сформированы в процессе регистрации документа);

- транспортный контейнер для передачи документа в электронном виде в соответствии с настоящими требованиями, проверена его комплектность и действительность ЭП, входящих в его состав.

При отправке ЭД должны соблюдаться следующие условия:

а) проверка действительности ЭП, входящих в состав транспортного контейнера, должна осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) совокупность компонентов транспортного контейнера, включая:

- файл описания транспортного контейнера,

- файл документа,

- файл(ы) ЭП документа,

- файлы графических элементов регистрации и отметки об ЭП,

- файл(ы) приложений, файл(ы) ЭП приложений (при наличии)

может подписываться ЭП организации отправителя в соответствии с настоящими требованиями. Сформированная ЭП должна быть включена в состав транспортного контейнера. При создании или проверке электронной подписи данных, состоящих из отдельных частей (файлов), такие данные представляются в виде одного файла, объединяющего содержимое отдельных частей (файлов) данных. Данный файл должен формироваться непосредственно перед созданием или проверкой электронной подписи в соответствии с порядком, описанным в приложении 1 к настоящим Требованиям. Непосредственно после создания или проверки электронной подписи данный файл должен уничтожаться.

в) не допускается отправка транспортного контейнера с документом при недействительности одной или нескольких ЭП, входящих в его состав;

г) компоненты отправленного транспортного контейнера должны храниться отправителем наряду с другими данными ЭД. Срок хранения данной информации должен быть не менее установленного срока хранения соответствующего ЭД.