Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации (с изменениями на 12 сентября 2019 года)

2.8. Регистрация и отправка исходящих документов Суда

2.8.1. Исходящими документами Суда являются документы, направляемые из Суда в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам. Документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями п.2.7 настоящей Инструкции.

2.8.2. Регистрация исходящих документов осуществляется в подразделениях Суда в день их поступления для отправки работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях.

Обработка, учёт и отправка исходящей корреспонденции Суда производятся экспедицией.

2.8.3. Обработка исходящей корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией и включает в себя её сортировку, взвешивание, определение и проставление на конвертах (пакетах) стоимости (франкирование), составление описей заказных бандеролей и писем, упаковку судебных дел, учёт и сдачу исходящей корреспонденции в отделение связи.

________________

Обработка исходящей корреспонденции осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

2.8.4. Учёт исходящей корреспонденции осуществляется в автоматизированном режиме путём считывания сканером штрих-кода (приложения 72*, 73*) исходящего документа с использованием соответствующего программного обеспечения АИС.

________________

* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.

2.8.5. После подписания документов, подлежащих отправке (исходящих документов Суда), они вместе с исполненным документом, листами согласования (проектом документа с необходимыми визами) передаются работнику соответствующего подразделения Суда, ответственному за ведение делопроизводства, для их регистрации, подготовки к отправке, подшивки в наряд (производство) и хранения.

2.8.6. При получении исходящего документа для регистрации и отправки работником подразделения Суда, ответственным за ведение делопроизводства, проверяются правильность его оформления, наличие приложений и количество листов.

Исходящие документы непроцессуального характера регистрируются в АИС с автоматическим присвоением исходящего номера.

Для регистрации документов заполняется электронная регистрационная карточка документа.

2.8.7. Регистрационный номер исходящего документа состоит из номера наряда, дефиса, индекса (буквенного обозначения подразделения) (приложение 37), дефиса, порядкового номера, косой черты и двух последних цифр календарного года (например: 1-ВС-304/15). Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.     

При регистрации исходящих процессуальных документов им присваиваются номера производств по судебному делу или жалобе.

2.8.8. Исходящие документы, подготовленные для отправки, передаются в экспедицию работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, в заклеенных конвертах полностью оформленными (с отметкой о категории почтового отправления, наклеенными этикетками (стикерами) с указанием почтового адреса и индекса).

2.8.9. Подготовленные для отправки судебные дела передаются в экспедицию работниками секретариатов судебных составов Суда, ответственными за ведение делопроизводства. В их присутствии проверяются: наличие сопроводительного письма, соответствие номера, количества томов судебного дела и адресата, указанным в сопроводительном письме.

2.8.10. В получении судебных дел для отправки работник экспедиции расписывается на копии сопроводительного письма, а в получении заказных писем и писем для отправки с курьером - в реестрах передачи документов либо в соответствующих журналах подразделений Суда (приложение 14*).

________________

* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.

2.8.11. Неправильно оформленная для отправки корреспонденция экспедицией не принимается и подлежит возврату.

Ответственность за подготовку корреспонденции для отправки несут работники подразделений Суда, ответственные за ведение делопроизводства.

2.8.12. Судебные дела, а также решения Суда по делам и жалобам направляются с сопроводительными письмами, подготовленными в установленном п.2.7.2 настоящей Инструкции порядке и подписанными уполномоченными работниками аппарата Суда.

2.8.13. Судебные извещения могут направляться Судом заказными письмами или телеграммами, подготовленными в установленном п.2.7.2 настоящей Инструкции порядке, с уведомлением о вручении (приложение 34*).

________________

* Текст приложения в рассылке не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.

2.8.14. Судебные дела, а также исходящие документы с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства и т.п.), отправляются заказными бандеролями или заказными письмами.

2.8.15. На заказную корреспонденцию составляется опись в трёх экземплярах. Один экземпляр направляется с корреспонденцией, второй передаётся в почтовое отделение, а третий, с отметкой работника почтового отделения о приёме корреспонденции, подшивается в соответствующий наряд экспедиции.