3.1. Основными задачами Центрального архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.1.* учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата и использование документов, хранящихся в Центральном архиве;
_______________
* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.
3.1.2. подготовка и своевременная передача документов Центрального архива на постоянное хранение в установленном порядке;
3.1.3. методическое руководство работой архивов учреждений и организаций, подведомственных Минсельхозу России;
3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений центрального аппарата Минсельхоза России;
3.1.5. внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.
3.2. В соответствии с возложенными задачами Центральный архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики предоставления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее - ЭПК ГА РФ) и передачи документов Центрального архива на постоянное хранение;
3.2.2. в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы от структурных подразделений центрального аппарата Минсельхоза России не позднее, чем через 3 года после завершения их делопроизводством;
3.2.3. осуществляет учет, обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) осуществляет проверку наличия дел в Центральном архиве;
3.2.4. осуществляет выявление и учет особо ценных документов;
3.2.5. составляет и представляет не позднее, чем через четыре года после завершения делопроизводством, сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) Минсельхоза России и ЭПК ГА РФ;
3.2.6. создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве делам и документам, в соответствии с требованиями ГА РФ;
3.2.7. организует использование документов:
- информирует руководство и сотрудников Минсельхоза России о составе и содержании документов Центрального архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы, копии документов в целях служебного и научного использования;
- исполняет запросы учреждений и организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует учреждения и организации, граждан по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;
- оказывает помощь структурным подразделениям центрального аппарата Минсельхоза России в исполнении поручений по направлениям своей деятельности;
- ведет учет использования документов, хранящихся в Центральном архиве.
3.2.8. проводит совместно с ЭПК ГА РФ экспертизу ценности документов, хранящихся в Центральном архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК Минсельхоза России описи дел, подлежащих хранению и Акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
3.2.9. оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов; консультирует подведомственные учреждения и организации по этим вопросам;
3.2.10. готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение ЦЭК Минсельхоза России и ЭПК ГА РФ;
3.2.11. участвует в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве в Минсельхозе России;
3.2.12. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников Центрального архива;
3.2.13. проводит мероприятия (консультации, совещания, семинары) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях Минсельхоза России.