МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 12 августа 2014 года N 315
Об утверждении положения о Центральном архиве Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
В соответствии со статьей 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
приказываю:
Утвердить положение о Центральном архиве Министерства сельского хозяйства Российской Федерации согласно приложению к настоящему приказу.
И.о.Министра
Д.В.Юрьев
Приложение
к приказу
Минсельхоза России
от 12 августа 2014 года N 315
Положение о Центральном архиве Министерства сельского хозяйства Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Документы Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются федеральной собственностью и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской Федерации (далее - ГА РФ).
До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных статьей 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Центральном архиве Минсельхоза России.
1.2. Минсельхоз России обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образующихся в процессе деятельности, и оказывает подведомственным учреждениям и организациям необходимую организационно-методическую помощь в решении этих вопросов.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет Минсельхоза России.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов должностные лица Минсельхоза России несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3. В Минсельхозе России для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создается Центральный архив Минсельхоза России (далее - Центральный архив).
Центральный архив осуществляет методическое руководство над самостоятельными архивами в подведомственных Минсельхозу России учреждениях и организациях.
1.4. Центральный архив входит в состав Департамента управления делами и организационной работы (далее - Депуправделами).
1.5. В своей работе Центральный архив руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Министерства культуры Российской Федерации, приказами Минсельхоза России, методическими документами ГА РФ и настоящим Положением.
1.6. Положение о Центральном архиве утверждается приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации по согласованию с Росархивом.
1.7. Центральный архив работает по планам, утвержденным Директором Депуправделами, и отчитывается перед ним о своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью Центрального архива осуществляет заместитель директора Депуправделами в соответствии с распределением обязанностей.
1.9. Центральный архив осуществляет взаимодействие с ГА РФ.
2. Состав документов
Центральный архив хранит:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности центрального аппарата Минсельхоза России.
2.2. Документы постоянного срока хранения и по личному составу учреждений и организаций, подведомственных Минсельхозу России, находящихся в Москве и Московской области.
2.3. Документы постоянного срока хранения и по личному составу ликвидированных министерств и ведомств, непосредственно подчиненные Минсельхозу России.
2.4. Документы постоянного срока хранения и по личному составу организаций-предшественников Минсельхозу России.
2.5. Служебные и ведомственные издания.
2.6. Научно-справочный аппарат к документам Центрального архива.
3. Основные задачи и функции
3.1. Основными задачами Центрального архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.1.* учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата и использование документов, хранящихся в Центральном архиве;
_______________
* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.
3.1.2. подготовка и своевременная передача документов Центрального архива на постоянное хранение в установленном порядке;
3.1.3. методическое руководство работой архивов учреждений и организаций, подведомственных Минсельхозу России;
3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений центрального аппарата Минсельхоза России;
3.1.5. внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.
3.2. В соответствии с возложенными задачами Центральный архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики предоставления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее - ЭПК ГА РФ) и передачи документов Центрального архива на постоянное хранение;
3.2.2. в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы от структурных подразделений центрального аппарата Минсельхоза России не позднее, чем через 3 года после завершения их делопроизводством;
3.2.3. осуществляет учет, обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) осуществляет проверку наличия дел в Центральном архиве;
3.2.4. осуществляет выявление и учет особо ценных документов;
3.2.5. составляет и представляет не позднее, чем через четыре года после завершения делопроизводством, сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) Минсельхоза России и ЭПК ГА РФ;
3.2.6. создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве делам и документам, в соответствии с требованиями ГА РФ;
3.2.7. организует использование документов:
- информирует руководство и сотрудников Минсельхоза России о составе и содержании документов Центрального архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы, копии документов в целях служебного и научного использования;
- исполняет запросы учреждений и организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует учреждения и организации, граждан по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;
- оказывает помощь структурным подразделениям центрального аппарата Минсельхоза России в исполнении поручений по направлениям своей деятельности;
- ведет учет использования документов, хранящихся в Центральном архиве.
3.2.8. проводит совместно с ЭПК ГА РФ экспертизу ценности документов, хранящихся в Центральном архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК Минсельхоза России описи дел, подлежащих хранению и Акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
3.2.9. оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов; консультирует подведомственные учреждения и организации по этим вопросам;
3.2.10. готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение ЦЭК Минсельхоза России и ЭПК ГА РФ;
3.2.11. участвует в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве в Минсельхозе России;
3.2.12. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников Центрального архива;
3.2.13. проводит мероприятия (консультации, совещания, семинары) по внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях Минсельхоза России.
3.2.14. в установленном порядке предоставляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций Центральный архив имеет право:
4.1. представлять руководству Минсельхоза России в установленном порядке предложения к планам мероприятий по совершенствованию архивного дела;
4.2. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Минсельхоза России;
4.3. давать в установленном порядке указания структурным подразделениям Минсельхоза России по вопросам, входящим в компетенцию Центрального архива;
4.4. привлекать для осуществления проверок соответствия требований по обеспечению сохранности документов сотрудников структурных подразделений Минсельхоза России;
4.5. запрашивать от структурных подразделений Минсельхоза России сведения, необходимые для работы Центрального архива.
5. Ответственность
5.1. Центральный архив несет ответственность за выполнение возложенных задач и обязанностей.
5.2. Обязанности и ответственность сотрудников Центрального архива определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.
5.3. При прекращении обязанностей сотрудника, ответственного за работу с документами Центрального архива, создается комиссия и составляется Акт, в котором отражаются данные о составе и содержании документов, хранящихся в Центральном архиве Минсельхоза России.
СОГЛАСОВАНО
Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.Артизов
29 июля 2014 года
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
рассылка
