5. Для оформления дипломатического паспорта и служебного паспорта представитель направляющей организации подает в КД МИД России следующие документы:
5.1. Письмо-заявку направляющей организации в двух экземплярах (далее - письмо-заявка) (Приложение N 1 к настоящему Порядку). Письмо-заявка заполняется на официальном бланке направляющей организации с указанием исходящего номера, подписывается руководителем (заместителем руководителя) направляющей организации или руководителем (заместителем руководителя) ее кадрового, либо другого уполномоченного подразделения и скрепляется печатью направляющей организации. В письме-заявке указывается наименование направляющей организации, регистрационный номер направляющей организации в Министерстве иностранных дел Российской Федерации, фамилия, имя, отчество (при наличии), место работы и должность гражданина, на чье имя оформляется дипломатический паспорт или служебный паспорт, тип выдаваемого паспорта (дипломатический или служебный).
5.2. Справку на получение дипломатического паспорта или служебного паспорта (далее - справка) в двух экземплярах с приклеенной фотографией (Приложение N 2 к настоящему Порядку).
В справке указываются данные гражданина, на чье имя оформляется дипломатический паспорт или служебный паспорт; имевшиеся ранее фамилии, имена, отчества (при наличии), даты и места их изменения; место жительства (регистрации) с указанием полного адреса; основной документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, с указанием наименования органа его выдавшего и даты выдачи; данные об имеющемся допуске к сведениям, составляющим государственную тайну, о наличии контрактных обязательств, осведомленности в совершенно секретных сведениях и сведениях особой важности, составляющих государственную тайну, с указанием решения соответствующего должностного лица федерального органа исполнительной власти о допуске (номер решения, дата принятия, кем утверждено, фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность соответствующего должностного лица); наличие или отсутствие обстоятельств, предусмотренных законодательством Российской Федерации, которые могли бы временно ограничить право гражданина на выезд из Российской Федерации; данные о последнем выезде за пределы территории Российской Федерации; данные имеющегося заграничного паспорта; места работы, военной службы, учебы в течение последних десяти лет с указанием полного наименования и адреса места нахождения организации. При наличии в трудовой (служебной, учебной) деятельности гражданина перерывов более 3 месяцев указывается адрес его места жительства в этот период времени.
Указанные в справке сведения заверяются руководителем (заместителем руководителя) уполномоченного подразделения направляющей организации и скрепляются печатью направляющей организации. Приклеиваемая на справку фотография гражданина скрепляется той же печатью.
5.3. Учетную карточку гражданина, на чье имя оформляется дипломатический паспорт или служебный паспорт (далее - учетная карточка), в одном экземпляре (Приложение N 3 к настоящему Порядку).
В учетной карточке указываются фамилия, имя, отчество (при наличии), дата и место рождения, семейное положение гражданина, должность и место работы гражданина, на чье имя оформляется дипломатический или служебный паспорт, государство, в которое направляется гражданин, на какой срок, наименование направляющей организации, цель поездки.
Приклеиваемая на учетную карточку фотография гражданина, на чье имя оформляется дипломатический или служебный паспорт, скрепляется печатью направляющей организации.
6. Представленные в КД МИД России документы на оформление дипломатического паспорта и служебного паспорта заполняются с использованием технических средств. Сведения, указанные в справке, не должны содержать разночтений с другими представленными документами. При заполнении документов не допускаются зачеркивания, исправления с помощью корректирующих средств.
7. Рекомендуемые образцы документов, предусмотренных в подпунктах 5.1-5.3 пункта 5 настоящего Порядка, представитель направляющей организации получает в КД МИД России у уполномоченного должностного лица, ответственного за прием документов.
8. Основанием для начала оформления дипломатического паспорта и служебного паспорта является подача представителем направляющей организации в КД МИД России всех предусмотренных в подпунктах 5.1-5.3 пункта 5 настоящего Порядка документов.
9. Поступившие в КД МИД России документы, необходимые для оформления дипломатического паспорта и служебного паспорта, рассматриваются уполномоченным должностным лицом, ответственным за прием документов, или руководителем подразделения КД МИД России на предмет соответствия статье 12 Федерального закона.
10. Уполномоченное должностное лицо КД МИД России, ответственное за прием документов, проверяет наличие всех представленных документов, проверяет отсутствие разночтений справки с другими представленными документами, отсутствие зачеркиваний, исправлений с помощью корректирующих средств.
11. В случае если документы предоставлены в полном объеме и соответствуют требованиям настоящего Порядка, уполномоченное должностное лицо КД МИД России, ответственное за прием документов:
11.1. Формирует из принятых документов дело, присваивает ему регистрационный номер путем ввода данных (тип выдаваемого паспорта, фамилия, имя, отчество (при наличии), дата и место рождения, пол гражданина и регистрационный номер направляющей организации) в электронную базу данных соответствующей подсистемы автоматизированной информационной системы "Служебный выезд" (далее - база данных).
11.2. Проставляет в письме-заявке присвоенный регистрационный номер дела, дату приема документов и личную подпись.
11.3. Сообщает представителю направляющей организации регистрационный номер дела, справочный телефон, по которому можно получить информацию о готовности дипломатического паспорта и служебного паспорта.
12. Сформированное из принятых документов дело передается уполномоченному должностному лицу КД МИД России, ответственному за дальнейшую обработку документов, необходимых для оформления дипломатического паспорта или служебного паспорта.
13. Уполномоченное должностное лицо КД МИД России, ответственное за дальнейшую обработку документов, необходимых для оформления дипломатического или служебного паспорта:
13.1. Вносит номер очередного бланка дипломатического или служебного паспорта в программу для соответствующего паспортного дела, и на оборотной стороне учетной карточки делает отметку с указанием номера бланка паспорта и даты его выдачи.
13.2. Вносит персональные данные гражданина, на чье имя оформляется дипломатический или служебный паспорт, в базу данных в соответствии с данными в основных документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации.
13.3. В поле "Фамилия/Surname" указывает фамилию гражданина на чье имя оформляется дипломатический или служебный паспорт, в первой строке на русском языке, во второй - дублирует способом транслитерации (простого замещения русских букв на латинские), учитывая рекомендованный ИКАО международный стандарт (Doc 9303) (Приложение N 4 к настоящему Порядку - справочно). В конце записи фамилии на русском языке ставит разделительный символ "/".
13.4. В поле "Имя/Given names" указывает имя, отчество (при наличии), в первой строке - на русском языке, во второй - дублирует способом транслитерации - только имя (имена). В конце записи имени и отчества (при наличии) на русском языке ставит разделительный символ "/".
13.5. В поле "Дата рождения/Date of birth" указывает арабскими цифрами день, месяц и год рождения, например: "17.07.1977".
День и месяц в полях всех дат (дата рождения, дата выдачи, дата окончания срока действия) указываются двухзначным номером (если день месяца или месяц рождения равен числу от 1 до 9, то перед числом от 1 до 9 ставится ноль, например: "07").
Год в полях всех дат (дата рождения, дата выдачи, дата окончания срока действия) указывается четырехзначным номером, например: "1977".
Если в ранее выданном паспорте либо внутреннем паспорте гражданина, на чье имя оформляется дипломатический или служебный паспорт, отсутствуют день и (или) месяц рождения, то эти реквизиты заменяются символами "00".
13.6. В поле "Место рождения/Place of birth" указывает в первой строке на русском языке наименование субъекта Российской Федерации (республики, края, области) или города, где родился гражданин, на чье имя оформляется дипломатический или служебный паспорт. Во второй строке латинскими буквами - наименование или аббревиатуру государства, в котором родился гражданин, на чье имя оформляется дипломатический или служебный паспорт. В конце записи на русском языке ставится разделительный символ "/".