Министерство финансов Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 22 апреля 2010 года N ММВ-7-4/198@
О внесении изменений в приказ ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа ФНС России от 1 июля 2014 года N ММВ-7-10/346@
____________________________________________________________________
Федеральное архивное агентство Приказом от 23.12.2009 N 76 утвердило Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Для приведения в соответствие требованиям Методических рекомендаций Федеральное архивное агентство внесло редакционные правки в Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы, утвержденную Приказом ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@.
В связи с изложенным
приказываю:
1. Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы, утвержденную Приказом ФНС России от 16.12.2009 N ШТ-7-4/689@, изложить в редакции в соответствии с Приложением к настоящему Приказу.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Е.В.Козлову.
Руководитель
Федеральной налоговой службы
М.В.Мишустин
УТВЕРЖДЕНА
Приказом ФНС России
от 22 апреля 2010 года N ММВ-7-4/198@
Типовая инструкция по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее - Типовая инструкция) разработана на основании положений следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
Федеральный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Положение о Федеральной налоговой службе, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506;
Регламент Федеральной налоговой службы, утвержденный Приказом ФНС России от 15.02.2007 N САЭ-3-18/62*;
________________
* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: "N САЭ-3-18/62@". - Примечание изготовителя базы данных.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
1.2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Типовой инструкцией, распространяются на документы несекретного характера без ограничения доступа.
Типовая инструкция устанавливает общие нормы организации и ведения делопроизводства и обязательные для исполнения всеми работниками управления Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации (далее - Управление), межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (далее - Межрегиональная инспекция) основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учета и хранения документов, а также контроля своевременности исполнения документов.
Положения Типовой инструкции определяют правила работы со всеми документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию обмена технологическими данными.
1.3. На основании Типовой инструкции Управления (Межрегиональной инспекции) издают индивидуальные инструкции по делопроизводству, в которые, исходя из специфики своей деятельности, могут включать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящей Типовой инструкции, но не противоречащие ее положениям.
1.4. Делопроизводство в Управлении (Межрегиональной инспекции) организуется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД-регион), предназначенной для учета и сопровождения документов.
Для автоматизированного учета и обработки документов руководителя Управления (Межрегиональной инспекции) (далее - Руководитель), заместителей Руководителя, структурных подразделений в СЭД-регион создаются базы данных "Канцелярия Руководителя", "Канцелярия заместителя Руководителя" и "Канцелярия структурного подразделения". Допускается для нескольких заместителей Руководителя создавать общую базу данных "Канцелярия заместителей Руководителя".
Все работники Управления (Межрегиональной инспекции) регистрируются в СЭД-регион, при этом каждому работнику в СЭД-регион создается индивидуальный почтовый ящик и карточка пользователя СЭД-регион в базе данных "Справочник организации".
Для каждого документа, циркулирующего в Управлении (Межрегиональной инспекции), в СЭД-регион создается регистрационная карточка (далее - РК).
1.5. Контроль соблюдения единообразия делопроизводства, методическое руководство организацией делопроизводства, проведение проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях Управления (Межрегиональной инспекции) и подчиненных налоговых органах возлагается на структурное подразделение, в функции которого входит документационное обеспечение управления (далее - подразделение ДОУ).
Системное и информационное администрирование СЭД-регион осуществляет администратор СЭД (работник структурного подразделения, отвечающего за информационные технологии).
1.6. В Управлении (Межрегиональной инспекции) действует порядок делопроизводства, в соответствии с которым:
- ряд функций (прием и регистрация всей входящей корреспонденции; регистрация и отправка всей исходящей корреспонденции; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений, протоколов Коллегии и совещаний у Руководителя, поручений Руководителя) централизован и выполняется подразделением ДОУ;
- ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно заместителям Руководителя в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в Управление (Межрегиональную инспекцию); учет и контроль исполнения поручений заместителей Руководителя) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в приемных заместителей Руководителя (в случае отсутствия в утвержденном штатном расписании должности работника приемной заместителей Руководителя, эти функции выполняет работник, назначенный заместителями Руководителя из числа курируемых ими структурных подразделений, или работник подразделения ДОУ);
- ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно в структурные подразделения в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в Управление (Межрегиональную инспекцию); учет и контроль исполнения поручений начальников структурных подразделений; учет, регистрация и контроль исполнения внутренних документов, направляемых непосредственно в структурные подразделения; регистрация и отправка исходящих внутренних документов) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях (работниками структурных подразделений, которым поручено ведение делопроизводства в этих подразделениях, или начальниками отделов структурных подразделений).
1.7. Персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях Управления (Межрегиональной инспекции) возлагается:
- на руководителей структурных подразделений;
- на работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;
- на непосредственных исполнителей в части, относящейся к кругу их обязанностей.
1.8. Работники структурных подразделений Управления (Межрегиональной инспекции) несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов.
Изъятие подлинников документов из дел производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления с уведомлением Руководителя и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа, фиксирующего основание для выдачи подлинников.
Передача заверенных копий и копий документов сторонним организациям допускается только после получения положительного решения по официальному письменному запросу, направленному Руководителю или заместителю Руководителя.
Документы, поступившие в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП), передаются в сторонние организации в виде заверенных копий, выполненных на бумажном носителе в соответствии с п.8.2.10 Типовой инструкции.
1.9. Руководители структурных подразделений обязаны:
- своевременно, в день поступления или на следующий рабочий день, обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей;
- организовать оперативное ознакомление работников со всеми документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей.
1.10. При длительном отсутствии работника (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные им документы передаются замещающему его работнику структурного подразделения. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.
При длительном отсутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении (отпуск, командировка и т.д.), руководитель структурного подразделения возлагает ведение делопроизводства на другого работника данного структурного подразделения.
При длительном отсутствии (отпуск, командировка и т.д.) работника, ответственного за ведение делопроизводства в приемной, его обязанности распоряжением заместителя Руководителя возлагаются на работника структурного подразделения, деятельность которого координирует данный заместитель Руководителя (по согласованию с руководством соответствующего структурного подразделения), или на работника подразделения ДОУ.
1.11. При увольнении или переводе работников, ответственных за ведение делопроизводства, в другое структурное подразделение составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения.
При увольнении или переводе в другое структурное подразделение работник должен исполнить и закрыть все поручения, завершить согласование документов. В случае невозможности исполнить и закрыть поручения, завершить согласование документов из числа работников структурного подразделения - исполнителя назначается лицо, ответственное за исполнение указанных процедур. Фамилия назначенного лица сообщается администратору СЭД для внесения изменений в систему.
2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции, за исключением заявок на участие в конкурсе, поступающих в адрес конкурсной комиссии
Вся корреспонденция, поступившая в Управление (Межрегиональную инспекцию), обрабатывается, регистрируется и распределяется подразделением ДОУ в день поступления. Корреспонденция, поступившая в течение последних 30 мин. рабочего дня, - на следующий рабочий день.
2.1. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей почтовой и фельдъегерской связью
2.1.1. Вся корреспонденция на бумажных носителях в течение рабочего дня поступает в подразделение ДОУ.
Документы, передаваемые нарочными непосредственно руководству Управления (Межрегиональной инспекции), а также руководителям структурных подразделений, подлежат передаче в этот же рабочий день в подразделение ДОУ для их регистрации.
Корреспонденция, поступившая по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимается ответственным дежурным по Управлению (Межрегиональной инспекции). Факт доставки корреспонденции регистрируется ответственным дежурным в специальном журнале. При получении пакетов с надписью "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Срочно" ответственный дежурный докладывает об этом руководителю подразделения ДОУ по телефону для принятия решения.
2.1.2. При приеме поступающей внешней корреспонденции в подразделении ДОУ проверяется:
- правильность доставки корреспонденции по адресу. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю;
- целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке - "Поступило в поврежденном виде", заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. В этом случае почтовое отправление направляется на рассмотрение с упаковкой.
2.1.3. Вся поступившая корреспонденция вскрывается в подразделении ДОУ.
Конверты с надписью "Лично" вскрываются адресатом.
Конверты для конкурсной комиссии Управления (Межрегиональной инспекции) с надписью "Не вскрывать" вскрываются непосредственно на заседании конкурсной комиссии.
2.1.4. В подразделении ДОУ проверяется наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах.
Подсчет страниц не производится.
При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений" или аналогичная пометка от руки.
Запросы отправителю о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются работниками соответствующих структурных подразделений Управления (Межрегиональной инспекции) - исполнителями документов.
2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам:
- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного материала;
- если в документе нет адреса отправителя, соответствующих реквизитов (номер, дата);
- если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на 20 календарных дней;
