С целью разностороннего изучения состояния архивной отрасли в Севастополе и выявления проблем, требующих решения, осуществлен стратегический анализ развития архивного дела по методике SWOT, результаты которого приведены в таблице:
Сильные стороны (S) | Слабые стороны (W) |
- эффективная система управления в области архивного дела позволяет проводить на территории города Севастополя единую государственную политику, направленную на сохранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда города Севастополя; - сохранение традиционной единой системы планирования основных показателей и отчетности; - активное использование документальных информационных ресурсов в целях удовлетворения потребностей государства и общества в ретроспективных сведениях, в том числе для защиты конституционных прав граждан; - высокое качество услуг, предоставляемых органами и учреждениями архивной отрасли | - полное отсутствие резерва площадей для осуществления планового приема документов, недостаточность площадей для приема документов ликвидированных организаций; - не создан Архив документов по личному составу; - материально-техническая база ГКУ Архив находится на низком уровне, требует существенных финансовых вложений; - отсутствие в архивохранилищах систем автоматического пожаротушения, вентиляции и кондиционирования и, как следствие, нарушение температурно-влажностного режима и противопожарной безопасности; - отсутствие оборудования для проведения работ по микрофильмированию, оцифровке и реставрации документов и, как следствие, неосуществление работ по созданию страхового фонда, фонда пользования документов; - случаи утраты документов на стадии ведомственного хранения |
Возможности развития (O) | Риски (T) |
- расширение площадей архивохранилищ и рабочих помещений архивов, что обеспечит полноценное комплектование архивов; - создание нормативных условий, обеспечивающих постоянное (вечное) хранение документов Архивного фонда города Севастополя; - улучшение материально-технической базы отрасли, создание возможностей для приема на хранение электронных документов; - расширение спектра услуг, оказываемых отраслью, внедрение услуг, оказываемых в электронном формате; - автоматизация основных процессов архивной деятельности и создание условий для оказания гражданам и организациям государственных услуг по предоставлению информации, содержащейся в архивных документах, в режиме он-лайн; - предотвращение утраты документов на стадии ведомственного хранения | - реструктуризация Управления, негативно влияющая на развитие архивного дела; - сокращение штатной численности сотрудников органов и учреждений архивной отрасли, что негативно скажется на выполнении функций и задач, возложенных на органы и учреждения архивной отрасли Севастополя; - снижение уровня финансирования архивных органов и учреждений; - утрата документов Архивного фонда города Севастополя по причинам пожаров, затоплений, в связи с тем, что архивохранилища расположены в арендованных помещениях, режим противопожарной безопасности не соблюдается; - прекращение комплектования архивов в связи с нехваткой площадей для размещения документов и, как следствие, утрата документов Архивного фонда города Севастополя на этапе ведомственного хранения |