На достижение запланированных результатов могут оказать влияние определенные риски, связанные с различными факторами.
Риски определяются как внешние, так и внутренние.
Внешние риски не зависят от действий ответственного исполнителя или соисполнителя. Проведенный качественный анализ внешних рисков (угроз), влияющих на развитие отрасли, выявил наибольшую вероятность их появления в социально-экономической и организационной сферах.
Решающий фактор - социально-экономические, политические и общественные процессы, происходящие в городе: в соответствии с Федеральным конституционным законом от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя" Севастополь принят в состав Российской Федерации в статусе города федерального значения. В связи с изменением юрисдикции в Севастополе начался массовый процесс ликвидации органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций (далее - Организации) и последующего создания соответствующих Организаций в юридическом поле Российской Федерации. Созданные Организации, имея полномочия и исполняя функции ликвидированных Организаций, юридически не являются их правопреемниками. В связи с ликвидацией большого количества Организаций одновременно прогнозируется, что до 2020 года на хранение в ГКУ Архив поступит до 300 тыс. ед. хр. Документы на бумажной основе были сформированы в Организациях в советский и постсоветский периоды, представлены как документами постоянного хранения, сформированными в процессе деятельности Организаций - источников комплектования ГКУ Архив, так и документами о трудовых отношениях граждан (документы по личному составу). Расчеты показывают, что прием такого количества документов приведет не только в полной 100% загруженности уже существующих архивохранилищ, но и на 100% заполнит архивохранилища в здании ГКУ Архив по адресу: пр. Ген. Острякова, 36а, строительство которого на данный момент не закончено.
Кроме того, остро стоит проблема сохранения документов по личному составу. Архив документов по личному составу в Севастополе не создан, в данный период в связи с ликвидацией большого количества Организаций и отсутствием правопреемников документы по личному составу также поступают на хранение в ГКУ Архив, свободных площадей архивохранилищ которого недостаточно для осуществления планового приема документов постоянного хранения.
Финансовый фактор - так как архивная отрасль во всем мире не является прибыльной и самоокупаемой при наличии ограниченных возможностей по расширению платных услуг, ее развитие в основном зависит от бюджетного финансирования. Недофинансирование отрасли неблагоприятно скажется на ее кадровом и техническом потенциале и в конечном итоге на достижении общественно значимых целей: обеспечения гарантированной сохранности документов и создания необходимых условий для их использования в интересах граждан, общества и государства.
Информатизация делопроизводственных процессов, реальный переход на электронный документооборот - с одной стороны, для хранения и использования электронных документов не потребуется большого объема площадей. С другой стороны, обострятся технические и финансовые проблемы отрасли, так как для электронных документов необходимо создание специальных условий хранения и использования, что требует значительных финансовых вложений.
Управление внешними рисками возможно только в объеме анализа общемировых тенденций развития экономики и влияния внутригосударственных экономических процессов на развитие экономики на территории города Севастополя.
Внутренние риски относятся к сфере компетенции исполнителей и соисполнителей Программы.
Управление внутренними рисками осуществляется с помощью детального планирования и осуществления постоянного мониторинга реализации мероприятий Программы.
Для управления внутренними рисками ответственным исполнителем осуществляется контроль, основными задачами которого являются:
- рассмотрение информации о ходе реализации программных мероприятий и предоставление рекомендаций по их корректировке;
- рассмотрение итогов реализации Программы;
- выявление технических и организационных проблем в ходе реализации Программы и разработка предложений по их решению.
Наиболее серьезным финансовым риском является недостаток финансирования Программы. Причины возникновения данного риска в большей степени определяются внутренними показателями состояния экономики государства. Наступление данного риска может повлечь за собой полное или частичное невыполнение мероприятий Программы. Минимизация последствий наступления риска недофинансирования Программы осуществляется при помощи рационального использования имеющихся средств, корректировки мероприятий Программы в соответствии с фактическим уровнем финансирования и перераспределения средств между приоритетными направлениями Программы.
Правовые риски реализации Программы связаны с возможным изменением законодательства или приоритетов государственной политики в сфере архивного дела. Минимизация последствий рисков, связанных с изменением законодательства или приоритетов государственной политики в области архивного дела, осуществляется путем постоянного мониторинга изменений законодательства.