Документы, образовавшиеся в процессе деятельности администрации Волгограда, составляют документальный фонд администрации Волгограда.
Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.
В состав документального фонда администрации Волгограда входят:
документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения;
документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
документы по личному составу, в том числе организаций-предшественников;
документы постоянного хранения до передачи в муниципальное казенное учреждение "Волгоградский городской архив" (далее - МКУ "ВГА").
Электронные документы администрации Волгограда, созданные в САДД и отражающие организационные и административно-хозяйственным вопросы, плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению, информационные и справочные документы и иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документы, к которым действующим законодательством Российской Федерации устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236, имеют временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.
Хранение электронных документов временного хранения осуществляется с применением САДД.
Часть документального фонда, включающая архивные документы, составляет архивный фонд.
Ответственность за сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление документов в дела в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений.