О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 27.12.2023 N 323-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области"

N п/п

Номер статьи Перечня <1>

Вид документа

Срок хранения документа

Примечания

I. Организация системы управления

Нормативно-правовое обеспечение деятельности

1.

2

Акты Правительства Российской Федерации (постановления, распоряжения), направленные для сведения

До минования надобности

2.

5

Проекты законов, иных нормативных правовых актов Самарской области; документы по их разработке и рассмотрению (доклады, заключения, пояснительные записки, справки, обоснования, предложения, листы согласования, протоколы разногласий):

а) по месту разработки, рассмотрения

5 лет ЭПК

б) в других организациях

До минования надобности

3.

7

Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законов, иных нормативных правовых актов Самарской области <2>

5 лет ЭПК

4.

8

Правила, инструкции, регламенты, стандарты, требования, порядки, положения, классификаторы, рекомендации

1 год

После замены новыми

5.

9

Проекты правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

До минования надобности

6.

10

Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций

5 лет

7.

13

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы локальных нормативных актов, их проектов и иных документов

5 лет

8.

14

Базы данных (справочные, полнотекстовые) по локальным нормативным актам и распорядительным документам организации

Постоянно

Распорядительная деятельность

9.

15

Поручения (перечни поручений) Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, документы (обзоры, доклады, предложения, расчеты, обоснования, заключения, справки, переписка) по их выполнению:

в организациях, не являющихся ответственными исполнителями

5 лет ЭПК

10.

16

Поручения (перечни поручений) Губернатора Самарской области и первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области, документы по их выполнению

5 лет ЭПК

11.

17

Поручения руководителя Администрации Губернатора Самарской области, руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора Самарской области; документы (обзоры, доклады, предложения, расчеты, обоснования, заключения, справки, переписка) по их выполнению

5 лет ЭПК

12.

18

Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним:

По оперативным вопросам - 5 лет

собраний структурных подразделений организации

5 лет

13.

19

Приказы, распоряжения по административно-хозяйственным вопросам

5 лет ЭПК

14.

20

Проекты приказов, распоряжений (докладные, служебные записки к ним)

1 год

15.

21

Документы (доклады, отчеты, справки, переписка) о выполнении приказов, распоряжений

5 лет ЭПК

Организационные основы управления

16.

35

Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке

До минования надобности

17.

41

Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению

До минования надобности

Организация деятельности

18.

46

Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (профильной) деятельности, представляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления по оперативным вопросам

5 лет

19.

47

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки, сведения) структурных подразделений по основной (профильной) деятельности

5 лет ЭПК

20.

48

Документы по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации

3 года

21.

67

Документы (предложения, обоснования, расчеты) о совершенствовании деятельности аппарата управления

5 лет ЭПК

22.

70

Переписка по основной (профильной) деятельности

5 лет ЭПК

Не указанная в отдельных статьях Перечня <1>

Контроль и надзор

23.

152

Документы (обзоры, аналитические справки, сведения) о рассмотрении обращений граждан

5 лет ЭПК

24.

153

Документы (докладные записки, справки, сводки, информации, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан

5 лет

25.

154

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению

5 лет ЭПК

Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

26.

159

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов

1 год

После снятия с контроля

27.

162

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 года

28.

164

Акты об уничтожении печатей и штампов

3 года

При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков печатей, штампов - до ликвидации организации

29.

174

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам

5 лет

30.

175

Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование

3 года

После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет

31.

177

Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 лет

32.

178

Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 лет ЭПК

33.

181

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

5 лет

34.

182

Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:

(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, - 5 лет

а) распорядительных документов по личному составу

50/75 лет ЭПК (1)

б) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности

5 лет

в) поступающих и отправляемых документов

5 лет

г) исполнения документов

3 года

д) обращений граждан

5 лет

е) телеграмм, телефонограмм

3 года

35.

183

Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:

(1) После возвращения всех дел

а) рассылки документов

1 год

б) выдачи дел во временное пользование

3 года (1)

Информатизация деятельности

36.

186

Документы (акты, справки, таблицы, докладные и служебные записки, заявки, переписка) по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения

5 лет

37.

187

Базы данных информационных систем

В соответствии со сроком хранения данных, помещенных в базу

II. Планирование деятельности

Текущее планирование

38.

199

Проекты годовых планов, государственных и муниципальных заданий; документы (справки, заключения, сведения) к ним

5 лет

39.

200

Планы мероприятий по отдельным направлениям деятельности организации

5 лет ЭПК

40.

205

Переписка по вопросам планирования

5 лет

Отчетность о выполнении планов

41.

215

Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации

1 год

При отсутствии годовых отчетов организации - постоянно

42.

216

Индивидуальные отчеты работников

1 год

III. Международное сотрудничество

43.

349

Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания иностранных и российских представителей

5 лет ЭПК

IV. Информационная деятельность

44.

359

Документы (информации, сведения, справки), подготовленные для размещения на сайте организации в сети Интернет

3 года

45.

360

Документы (информации, пресс-релизы, тексты выступлений, фото-, фоно-, видеодокументы), подготовленные для размещения в средствах массовой информации

3 года