АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 19 октября 2011 года № 478-р

Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

(с изменениями на 29 января 2018 года)

-----------------------------------------------------------------------
Документ с изменениями, внесенными:
распоряжением администрации города Н.Н. от 20.01.2012 № 9-р
распоряжением администрации города Н.Н. от 14.03.2012 № 104-р;
распоряжением администрации города Н.Н. от 26.11.2012 № 539-р;
распоряжением администрации города Н.Н. от 03.06.2013 № 206-р;
распоряжением администрации города Н.Н. от 25.11.2013 № 517-р;
распоряжением администрации города Н.Н. от 24.07.2015 № 1194-р;
распоряжением администрации города Н.Н. от 01.07.2016 № 973-р;
распоряжением администрации города Н.Н. от 09.08.2016 № 1102-р;
распоряжением администрации города Н.Н. от 02.09.2016 № 1248-р;
распоряжением администрации города Н.Н. от 12.10.2016 № 1399-р;
распоряжением администрации города Н.Н. от 26.12.2016 № 1691-р;
распоряжением администрации города Н.Н. от 27.02.2017 № 235-р;
распоряжением администрации города Н.Н. от 29.01.2018 № 34-р

------------------------------------------------------------------------

В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в отраслевых (функциональных) структурных подразделениях и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода (далее - структурные подразделения администрации города) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации":

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция).

     2. Руководителям структурных подразделений администрации города обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.

3. Отменить:

3.1. Распоряжение главы администрации города Нижнего Новгорода от 15.04.1998 № 1383-р  "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства в аппарате администрации города Нижнего Новгорода".

3.2. Приказ главы администрации города Нижнего Новгорода от 11.02.2002 № 125 «О внесении изменений и дополнений в Методические рекомендации по составлению и оформлению документов, утвержденные приказом главы администрации города Нижнего Новгорода от 25.05.2000 № 265».

3.3. Приказ главы администрации города Нижнего Новгорода от 02.07.2002 № 1102 «О внесении дополнений в приказ главы администрации города Нижнего Новгорода от 25.05.2000 № 265».

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации города Нижнего Новгорода Холкину М.М.

     Глава администрации города                                           О.А. Кондрашов

О.Ю.Гусева   

439 19 26

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением администрации
города
от 19.10.2011 № 478-р

Инструкция
по делопроизводству
в администрации города Нижнего Новгорода

(в ред. распоряжения администрации города Н.Н. от 20.01.2012 № 9-р
распоряжения администрации города Н.Н. от 14.03.2012 № 104-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 26.11.2012 № 539-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 03.06.2013 № 206-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 25.11.2013 № 517-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 24.07.2015 № 1194-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 01.07.2016 № 973-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 09.08.2016 № 1102-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 02.09.2016 № 1248-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 12.10.2016 № 1399-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 26.12.2016 № 1691-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 27.02.2017 № 235-р;
распоряжения администрации города Н.Н. от 29.01.2018 № 34-р)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы в отраслевых (функциональных) структурных подразделениях и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода  (далее - структурные подразделения администрации города).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города осуществляются департаментом организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города возлагается на руководителей структурных подразделений.

В каждом структурном подразделении администрации города контроль за ведением делопроизводства в данном подразделении осуществляет служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ): специально созданное подразделение (отдел, сектор) либо сотрудник структурного подразделения, на которого правовым актом руководителя структурного подразделения возложены обязанности по контролю за ведением делопроизводства и подготовке документов для сдачи их в муниципальное казённое учреждение «Архив города Нижнего Новгорода» (далее - МКУ «Архив города Нижнего Новгорода»).(Абзац второй в ред. распоряжения администрации города Н.Н. от 03.06.2013 № 206-р -см. предыдущую редакцию)      

2. Документация администрации города Нижнего Новгорода

2.1. Состав управленческой документации администрации города Нижнего Новгорода определяется компетенцией главы администрации города, заместителей главы администрации города, структурных подразделений администрации города, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями администрации города, а также между администрацией города и иными органами местного самоуправления города Нижнего Новгорода, органами власти Нижегородской области, организациями.

2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, образцы бланков документов утверждаются правовым актом администрации города Нижнего Новгорода.

3. Оформление служебных документов

3.1. Общие требования к оформлению документов,
бланки документов

Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями администрации города в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.

Правила оформления правовых актов администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода изложены в разделе 4 настоящей Инструкции.

Порядок подготовки проектов вышеуказанных правовых актов определяется Регламентом администрации города Нижнего Новгорода.

3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения.

Документы рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа.

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее:

20 мм - левое,

10 мм - правое,

20 мм - верхнее,

20 мм - нижнее.

3.1.2. Бланки документов.

3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).

3.1.2.2. В администрации города Нижнего Новгорода применяются следующие бланки:

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа.

Продольные бланки используются чаще всего для подготовки правовых актов.

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения». Например, целесообразно использовать угловые бланки для протоколов, договоров, актов, инструкций, требующих утверждения, и писем, где есть реквизит «Адресат».

Вышеперечисленные бланки администрации города, администраций районов города, отраслевых (функциональных) структурных подразделений используются соответственно главой администрации города, главой администрации района города, руководителем отраслевого (функционального) структурного подразделения администрации города либо лицами, исполняющими их обязанности на основании соответствующих правовых актов.

Вышеперечисленные бланки должностных лиц администрации города, администраций районов города вправе использовать те должностные лица, должность которых указана на бланке, либо лица, исполняющие их обязанности на основании соответствующих правовых актов.          

Документы совещательных органов, межведомственных комиссий (советов) оформляются на бланках, если использование бланка предусмотрено положением о совещательном органе (межведомственной комиссии/совете). Бланк утверждается совещательным органом (межведомственной комиссией/советом). Применение бланков допускается председателями (руководителями), заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями совещательных органов (межведомственных комиссий/советов). Использование вышеперечисленных бланков иными должностными лицами администрации города, администраций районов города определяется правовым актом администрации города. (абзац в ред. распоряжения администрации города Н.Н. от 14.03.2012 № 104-р)

3.1.2.3. Допускается не применять бланки документов для ведения переписки между заместителями главы администрации города, а также между  заместителями главы администрации города и главой администрации города.

В перечисленных случаях переписка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Подпись оформляется с указанием фамилии и инициалов лица, подписавшего документ, без указания должности.

3.1.2.4. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью главы администрации города, заместителей главы администрации города в сторонние организации.

3.1.2.5. Состав видов и формы бланков, применяемых в администрации города, утверждаются правовым актом администрации города.

Изменение справочных данных о структурных подразделениях администрации города (почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты) не является изменением бланка и не требует внесения изменений в формы бланков, утверждаемые правовым актом администрации города. (абзац введен распоряжением администрации города Н.Н. от 26.11.2012 № 539-р)

3.1.2.6. Письма за подписью главы администрации города (экземпляр, отправляемый адресату)  оформляются на бланках с цветным изображением герба города Нижнего Новгорода. Второй экземпляр письма, остающийся в деле, - на стандартном бланке с контурным черно-белым изображением герба.

Цветные бланки являются бланками строгой отчетности.

3.1.3. Реквизиты документов.

При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

3.1.3.1. Герб города Нижнего Новгорода.

Герб города Нижнего Новгорода помещают на бланках документов в соответствии с Положением о символах города Нижнего Новгорода, утвержденным постановлением городской Думы города Нижнего Новгорода от 20.12.2006 № 96.